Beroepenmarkt organiseren: checklist en planning

Een beroepenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen werkgevers uitnodigen. Je regelt eerst datum, locatie en deelnemende beroepen, daarna de aanmeldingen, standindeling en het programma. In de laatste weken verschuift de aandacht naar techniek, catering, bewegwijzering en deelnemersinformatie. Deze checklist bevat 73 taken en 43 spullen, zodat je stap voor stap ziet wat je moet vastleggen, controleren en klaarzetten voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende beroepen bepalen
3 personen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Werkgevers benaderen
3 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Presentatietijden bevestigen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Drankvoorraad plannen
Tafels en stoelen reserveren
Apparatuur testen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Programma afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Promotiemateriaal klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Entree vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Standhouders laten opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentatieruimte begeleiden
2 personen
Microfoon bedienen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste presentatie afronden
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Bezoekersfeedback verzamelen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Standbordenaantal 24
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Statafelbordjesaantal 8
Naambadgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 30
Posterkokersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemende beroepen vroeg vast en benader werkgevers en sprekers daarna gericht. Zo kun je het programma en de standindeling maken zonder later opnieuw te schuiven.
Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat je cateringbestelling niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Bevestig presentatietijden en standplaatsen uiterlijk één week vooraf. Stuur deelnemers daarna de praktische informatie, inclusief programma, plattegrond en aankomsttijd.
Test projector, scherm, luidsprekers, draadloze microfoons en presentatieklikkers minimaal één dag voor de markt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels op de plek waar ze nodig zijn.
Print plattegronden, programma’s, naambadges en informatieborden vóór de opbouw begint. Zet pijlborden bij kruispunten en controleer of elke stand vanaf de ingang te vinden is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beroepenmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum en locatie, benader daarna werkgevers en sprekers en houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, techniek en catering.
Hoeveel werkgevers heb je nodig voor een beroepenmarkt?: Dat hangt af van de ruimte en doelgroep, maar plan per stand minimaal 1 tafel en 2 stoelen. Maak de deelnemerslijst bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf definitief, zodat je de indeling en het programma kunt afronden.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een beroepenmarkt versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de markt. Stuur 7 tot 10 dagen vooraf een bevestiging met programma, plattegrond, standplaats, presentatietijd en praktische deelnemersinformatie.
Hoeveel techniek moet ik reserveren voor een beroepenmarkt?: Reserveer per presentatieruimte een projector, projectiescherm, luidsprekers en microfoon; bij wisselende sprekers zijn draadloze microfoons praktisch. Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en leg per ruimte verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.