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Berufe-Markt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Berufe-Markt braucht mehr als eine Liste teilnehmender Arbeitgeber. Du musst Anmeldungen, Präsentationszeiten, Raumaufteilung, Technik und Verpflegung so koordinieren, dass Aussteller und Besucher am Veranstaltungstag sofort Orientierung haben. Beginne mit Datum, Ort und den vertretenen Berufen und arbeite dich anschließend über Einladung und Anmeldung bis zum Aufbau vor. Diese Checkliste hilft dir, typische Engpässe wie verspätete Zusagen, fehlende Kabel oder ungeklärte Ernährungswünsche rechtzeitig abzufangen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Berufe festlegen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Arbeitgeber kontaktieren

    3 Personen

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationszeiten bestätigen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränkevorrat planen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Programm drucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Werbematerial bereitlegen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Eingang freimachen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Infomaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungsrede halten

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationsraum betreuen

    2 Personen

  • Mikrofon bedienen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Abschließende Präsentation fertigstellen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Besucherfeedback sammeln

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 6
  • PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 160
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4

Dekoration

  • StandschilderAnz. 24
  • InfotafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • StehtischschilderAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 30
  • PosterhülsenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort fest, bevor du Arbeitgeber und Redner kontaktierst. Reserviere Tische und Stühle erst nach einer realistischen Teilnehmerprognose, damit der Lageplan nicht mehrfach geändert werden muss.
  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vor dem Berufe-Markt. Erfasse dabei Namen, Kontaktdaten, Ernährungswünsche und gegebenenfalls die gewünschte Berufsgruppe in einem Schritt.
  • Bestätige Aussteller und Präsentationszeiten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Sende ihnen danach Programm, Ankunftszeit, Standplatz und technische Vorgaben gemeinsam zu.
  • Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Präsentationsklicker am Vortag. Prüfe außerdem jedes Verlängerungs- und Ladekabel, statt nur die Geräte einzuschalten.
  • Plane Getränke und Catering anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und halte Wasser während der gesamten Veranstaltung bereit. Stelle Namensschilder, Wegweiser, Infotafeln und gedruckte Programme vor dem Einlass an den vorgesehenen Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Berufe-Markt organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und den vertretenen Berufen. Für Arbeitgeberkontakte, Anmeldungen, Werbung und Programmabstimmung bleiben dann mindestens 4 Wochen Zeit.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Berufe-Markt öffnen?
Öffne es mindestens 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher. So kannst du Teilnehmer bestätigen, Ernährungswünsche erfassen und Catering sowie Sitzplätze rechtzeitig anpassen.
Wie viele Arbeitgeber braucht ein Berufe-Markt?
Eine feste Zahl gibt es nicht; plane die Zahl nach Raum und Zielgruppe. Kalkuliere pro teilnehmendem Beruf mindestens einen klar zugewiesenen Stand- oder Tischbereich und bestätige die endgültige Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Wann muss die Technik für den Berufe-Markt geprüft werden?
Teste alle Geräte am Vortag und führe am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durch. Prüfe dabei auch Mikrofon, Präsentationsklicker, Verlängerungskabel und Ladekabel.

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