Checklist para organizar una feria de profesiones

Una feria de profesiones reúne a empresas, ponentes y visitantes en un mismo espacio, así que conviene cerrar cada detalle en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, definir las profesiones representadas y contactar con empleadores y ponentes. Después gestiona las inscripciones, distribuye los puestos y prepara el programa. Durante la última semana, confirma horarios, catering, mobiliario, equipos, acreditaciones, planos y carteles para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Determinar las profesiones participantes
3 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Contactar a los empleadores
3 personas
Invitar a los ponentes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar horarios de presentación
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Planificar el stock de bebidas
Reservar mesas y sillas
Probar el equipo
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir el programa
Enviar información a los participantes
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar el material promocional
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Dejar listo el material informativo
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar presentaciones
Guiar la sala de presentaciones
2 personas
Manejar el micrófono
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Terminar la presentación final
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Reunir materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Recopilar comentarios de los visitantes
Recopilar facturas y recibos
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 24
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Carteles de standcant. 24
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Carteles para mesas altascant. 8
Portanombrescant. 100
Portapapelescant. 30
Tubos para pósterescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de profesiones y participantes antes de publicar las invitaciones. Así puedes asignar puestos concretos y evitar cambiar el plano cuando ya esté impreso.
Abre el formulario de inscripción con antelación y pregunta también por preferencias dietéticas. Usa el número de inscritos confirmado para pedir el catering y calcular bebidas, en lugar de comprar sin una cifra real.
Confirma los horarios de presentación por escrito y envía la información a los participantes varios días antes. Incluye la hora de llegada, el puesto asignado y cualquier necesidad técnica.
Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos antes del día del evento. Comprueba también cables alargadores, regletas, portátiles, cargadores y el pulsador de presentación.
Prepara un recorrido visible desde la entrada hasta los puestos y las presentaciones. Imprime el plano, el programa y los carteles direccionales con tiempo suficiente para corregir errores antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de profesiones?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas contactar con varios empleadores y ponentes. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar inscripciones, horarios, catering, mobiliario y equipos.
¿Qué hay que incluir en el programa de una feria de profesiones?: Incluye la hora de apertura, las presentaciones, los descansos y la ubicación de cada expositor. Envía el programa a los participantes varios días antes e imprime copias para el público.
¿Cuándo se confirma el catering de una feria de profesiones?: Confírmalo cuando tengas el número definitivo de participantes y sus preferencias dietéticas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Añade café, agua y bebidas suficientes para toda la duración del evento.
¿Qué equipos hay que probar antes de una feria de profesiones?: Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos y los portátiles al menos 1 día antes. Comprueba también todas las conexiones, regletas, cables alargadores y cables de carga.

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