Organiser un forum des métiers sans rien oublier

Un forum des métiers demande de coordonner les employeurs, les intervenants, les visiteurs et la logistique le même jour. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis progressivement la liste des métiers, les invitations et le programme. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires et le nombre de stands. Dans les dernières semaines, vérifie surtout le mobilier, l’équipement audiovisuel, les badges, la signalétique et les horaires d’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer les métiers participants
3 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Contacter les employeurs
3 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les horaires de présentation
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Planifier le stock de boissons
Réserver des tables et des chaises
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer le programme
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel promotionnel
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer les présentations
Encadrer la salle de présentation
2 personnes
Gérer le micro
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Finaliser la dernière présentation
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Recueillir les retours des visiteurs
Rassembler les factures et les reçus
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 160
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cafetièreqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Panneaux de standqté 24
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de tables hautesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 30
Tubes à affichesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les employeurs : il te faudra ensuite confirmer les métiers représentés, le nombre de participants et la répartition des exposants.
Ouvre le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour recueillir les coordonnées, les besoins alimentaires et les attentes des visiteurs. Envoie une confirmation finale avec les horaires et les informations pratiques.
Prévois un plan distinct pour les stands, les tables hautes, les chaises et les portants à vêtements. Imprime-le avant l’ouverture afin que chaque exposant trouve directement son emplacement.
Teste le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones sans fil, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Ajoute les câbles de recharge et un ordinateur portable de secours si des présentations sont prévues.
Commande le catering après avoir consolidé les inscriptions, puis vérifie les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes d’eau, thermos et glacières. Prépare aussi les badges, le programme, le plan et les panneaux indicateurs avant le jour J.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum des métiers ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les employeurs et intervenants doivent être contactés tôt, puis les inscriptions, le programme, le catering et le matériel sont finalisés dans les dernières semaines.
Combien de temps prévoir pour installer un forum des métiers ?: Prévois au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour disposer les tables, les chaises, les stands et la signalétique. Réserve davantage de temps si le projecteur, l’écran et les microphones doivent être testés sur place.
Que faut-il confirmer avec les participants avant un forum des métiers ?: Envoie une confirmation 5 à 7 jours avant l’événement avec l’adresse, les horaires, le programme, le plan du stand et les consignes d’arrivée. Profite-en pour vérifier les besoins alimentaires et les éventuels changements de présentation.
Combien de temps garder les inscriptions ouvertes ?: Garde le formulaire ouvert jusqu’à 7 à 10 jours avant le forum afin de commander le catering et d’organiser les espaces avec des chiffres fiables. Tu peux ensuite accepter les demandes tardives selon les places disponibles.

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