Benefietvoorstelling organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een benefietvoorstelling vraagt naast een goed programma ook om strakke ontvangst, techniek en donatie-informatie. Begin met de aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen en leg daarna het programma en vrijwilligersrooster vast. Plan technische wensen van artiesten ruim vooraf, zodat geluidsset, microfoons en podiumverlichting op tijd getest kunnen worden. Op de dag zelf werk je van locatie-inspectie en zaalopstelling naar artiestenontvangst, kaartcontrole en een duidelijke uitleg van het donatiedoel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Artiesten informeren
Technische wensen verzamelen
Donatiedoel communiceren
Polsbandjes of tickets tellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken ophalen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Tickets en kassamateriaal klaarleggen
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Foyer schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
Versiering ophangen
3 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
Briefing horecateam geven
Briefing techniekteam geven
Programma en noodnummers klaarleggen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Donaties aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Voorstelling begeleiden
2 personen
Licht bedienen
Geluid bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzecatering aanvullen
3 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
2 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Dankwoord aankondigen
Naborrel serveren
4 personen
Laatste donaties registreren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Donaties veilig opbergen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Foyer schoonmaken
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 110
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 8
Artiestentafel
Artiestenstoelenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Geluidsset
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Diaprojector

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Lopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Slingersaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Fotowand
Tafelnummersaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel technische wensen van alle artiesten uiterlijk 2 weken vooraf. Noteer per optreden het aantal microfoons, aansluitingen en benodigde podiumruimte en test de volledige geluidsset vóór de zaal opengaat.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week vooraf en zet minimaal één persoon bij de entree, één bij de artiestenontvangst en één bij de donaties. Plan bovendien een korte overdracht vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Tel polsbandjes of tickets twee keer: bij het klaarleggen en opnieuw na de entree. Houd kassamateriaal, een actuele reserveringslijst en informatie over het donatiedoel op één vaste plek bij de ontvangst.
Controleer de locatie bij opening op vrije vluchtroutes, werkende verlichting en voldoende ruimte rond podium en stoelen. Zet tafels en stoelen pas definitief neer nadat de podiumruimte en looproutes zijn vrijgehouden.
Regel dranken, servies en boodschappen niet pas op de voorstellingsdag. Haal dranken en apparatuur vooraf op en controleer bij het klaarzetten of waterglazen, kopjes, borden en serveerbestek compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen en het programma. Plan technische wensen en het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken voor de voorstelling definitief in.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietvoorstelling?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor de entree, 1 voor donaties, 1 voor artiestenontvangst en 1 voor techniek of zaalcoördinatie. Bij een programma met meerdere optredens is een extra runner per 50 bezoekers praktisch.
Wanneer test je de techniek van een benefietvoorstelling?: Test geluidsset, mengpaneel, microfoons, luidsprekers en laptop vóór de deuren opengaan. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor de voorstelling een volledige soundcheck met de artiesten.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een benefietvoorstelling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel water apart mee en controleer de uiteindelijke aantallen na de aanmeldingen en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.