Checklist pour organiser un spectacle de bienfaisance

Un spectacle de bienfaisance demande un suivi précis bien avant l’ouverture des portes. Cette checklist de 83 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre : invitations, inscriptions, programme, artistes, technique, bénévoles et collecte. Elle couvre aussi la préparation de la salle, du buffet, de la billetterie et de l’accueil. Utilisez-la pour repérer les oublis qui compliquent souvent les dernières heures avant le spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les réservations
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Informer les artistes
Recueillir les besoins techniques
Communiquer l’objectif de don
Compter les bracelets ou les billets
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Préparer les billets et la caisse
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer le foyer
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
Briefing de l’équipe horeca
Donner le briefing à l’équipe technique
Préparer le programme et les numéros d’urgence

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accepter les dons
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le spectacle
2 personnes
Gérer l’éclairage
Gérer le son
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Accompagner la deuxième représentation
2 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes
Annoncer les remerciements
Servir le verre de clôture
4 personnes
Enregistrer les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer le foyer
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 110
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Projecteur

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Tapisqté 6
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Mur photo
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’annoncer les détails aux invités, puis transmettez aux artistes les horaires, les besoins techniques et les informations d’accueil au moins 7 jours avant l’événement.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception. Faites un comptage séparé des billets ou bracelets afin de connaître la capacité réellement disponible et de préparer l’accueil.
Prévoyez une répétition technique avant l’arrivée du public : testez la sonorisation, la table de mixage, les microphones sans fil, le projecteur et les éclairages avec les rallonges nécessaires.
Réservez un espace clairement identifié pour les artistes, avec une table, des chaises et un accueil préparé. Libérez la scène avant l’installation des tables et des chaises destinées au public.
Ouvrez la salle avec une marge d’au moins 90 minutes. Inspectez les lieux, dégagez les voies d’évacuation, vérifiez la caisse et les billets, puis contrôlez le buffet, les boissons et la propreté du foyer.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un spectacle de bienfaisance ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser le programme, les besoins alimentaires et les quantités à prévoir.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’accueil jusqu’à l’entrée du dernier invité, puis 1 personne pour la caisse et 1 personne disponible pour les questions. Ajoutez une relève après 2 heures si la soirée se prolonge.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant pour repérer les besoins manquants, puis un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque microphone, haut-parleur, câble, multiprise et source vidéo.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez généralement 90 à 120 minutes pour installer les tables, les chaises, la décoration, le buffet et l’espace scénique. Ajoutez 30 minutes pour l’inspection finale, les voies d’évacuation et le nettoyage de la salle et du foyer.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.