Benefizvorstellung organisieren: die Checkliste

Eine Benefizvorstellung braucht neben einem guten Programm vor allem klare Abläufe: Anmeldungen, Spendenziel, Künstlerbetreuung und Technik müssen zusammenpassen. Plane die ersten Zusagen und Reservierungen mehrere Wochen vorher und teile die Aufgaben verbindlich auf. In den letzten Tagen geht es um Einkäufe, Getränke, Tickets und Equipment. Am Veranstaltungstag zählen ein geprüfter Saal, freie Fluchtwege und ein Team, das weiß, wer Empfang, Kasse und Künstlerempfang übernimmt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Künstler informieren
Technische Anforderungen sammeln
Spendenziel kommunizieren
Armbänder oder Tickets zählen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke abholen
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Tickets und Kassenmaterial bereitlegen
2 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Foyer reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spendenstationen einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
Cateringteam briefen
Briefing für das Technikteam geben
Programm und Notrufnummern bereitlegen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Spenden annehmen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Aufführung begleiten
2 Personen
Licht steuern
Ton bedienen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Pausencatering nachfüllen
3 Personen
Pause betreuen
3 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Dankeswort ankündigen
Nachfeier servieren
4 Personen
Letzte Spenden erfassen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Spenden sicher verstauen
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Foyer reinigen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 110
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8
Künstlertisch
KünstlerstühleAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Diaprojektor

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichtstativeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
LäuferAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
GirlandenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
Fotowand
TischnummernAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3
Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm spätestens zwei bis drei Wochen vor der Vorstellung fest und informiere die Künstler anschließend schriftlich über Beginn, Aufbauzeit, technische Anforderungen und Ansprechpartner.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Buffet, Teller und Getränke passend planen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
Bestätige Reservierungen 7 bis 10 Tage vorher und kommuniziere das Spendenziel auf Einladung, Ticket- oder Kassenmaterial und im Foyer. Zähle Armbänder oder Tickets nicht erst beim Einlass, sondern bereits am Vortag.
Teste Soundanlage, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Projektor mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lege Verlängerungskabel und Gaffer Tape bereit und sichere Kabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
Plane für Aufbau, Kontrolle und Einlass einen festen Zeitblock von mindestens 3 Stunden. Stelle Tische und Stühle auf, räume den Bühnenbereich frei, prüfe Fluchtwege und öffne den Saal erst, wenn Empfang und Kasse besetzt sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Programmplanung. Künstler, Reservierungen und technische Anforderungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Benefizvorstellung?: Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Bühnenbereich, Dekoration, Technik und Kasse ein. Für einen Techniktest sollten zusätzlich etwa 2 Stunden vor Beginn Lautsprecher, Mikrofone und Projektor betriebsbereit sein.
Wann muss das Spendenziel kommuniziert werden?: Nenne das Spendenziel bereits auf der Einladung und wiederhole es spätestens 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung in den Bestätigungen. Weise auch beim Empfang oder im Foyer darauf hin.
Wann sollte man Getränke und Equipment abholen?: Hole Getränke und Equipment spätestens am Vortag ab, damit Zeit für eine vollständige Prüfung bleibt. Kontrolliere dabei Stückzahl, Funktion und Zubehör und lege Kassenmaterial sowie Tickets ebenfalls vor dem Veranstaltungstag bereit.

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