Checklist para organizar un espectáculo benéfico sin imprevistos

Organizar un espectáculo benéfico requiere coordinar al público, los artistas, los voluntarios y la parte técnica en un orden claro. Empieza por gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas, y cierra después el programa, las reservas y el objetivo de donación. Durante los últimos días, confirma bebidas, compras, entradas y equipo. El día del evento, reserva tiempo para inspeccionar el lugar, preparar la recepción de artistas y despejar las rutas de evacuación antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar las reservas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Informar a los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Comunicar el objetivo de donación
Contar pulseras o entradas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Preparar entradas y material de caja
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar el foyer
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar el equipo de iluminación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
Colgar la decoración
3 personas
Montar puntos de donación
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
Dar briefing al equipo de hostelería
Dar briefing al equipo técnico
Dejar listo el programa y los números de emergencia

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Recibir donaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Controlar la iluminación
Operar el sonido
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el catering del descanso
3 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Coordinar la segunda función
2 personas
Atender a los artistas
2 personas
Anunciar el agradecimiento
Servir la bebida posterior
4 personas
Registrar las donaciones finales
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar el foyer
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Sillascant. 110
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8
Mesa para artistas
Sillas para artistascant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Proyector de diapositivas

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Luces decorativascant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Tijerascant. 3
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Corredorescant. 6
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Guirnaldascant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Carteles del programacant. 4
Photowall
Números de mesacant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 8
Guantes de limpiezacant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa final y comunícalo a los artistas antes de preparar el horario de voluntarios. Así puedes asignar recepción, caja, buffet y apoyo técnico sin cambiar turnos a última hora.
Recoge las necesidades técnicas de cada actuación con varios días de margen. Comprueba especialmente micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, focos, proyector, alargadores y regletas antes del montaje.
Cuenta las pulseras o entradas una vez al recibirlas y otra vez al preparar la caja. Deja separadas las entradas, el material de caja y cualquier información sobre el objetivo de donación para evitar confusiones en recepción.
No dejes la compra y la recogida de bebidas para el mismo momento que el equipo. Completa la compra con antelación y confirma quién recoge cada elemento, incluidos platos, vasos, cubiertos y bandejas de servicio.
Abre el lugar con tiempo suficiente para inspeccionar la sala y el foyer, montar mesas y sillas y despejar el escenario. Antes de recibir al público, revisa las rutas de evacuación y comprueba que los cables estén fijados con cinta gaffer.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo benéfico?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Envía las invitaciones y gestiona las inscripciones pronto; deja cerrados el programa, las reservas y las necesidades técnicas como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un espectáculo benéfico?: Confirma su participación y sus necesidades técnicas entre 7 y 14 días antes. Vuelve a enviarles el horario definitivo y la información de llegada entre 24 y 48 horas antes del evento.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el lugar?: Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para limpiar la sala y el foyer, montar mesas y sillas, preparar la recepción de artistas y despejar el espacio del escenario. Haz la inspección final 30 minutos antes de recibir al público.
¿Cómo organizar las donaciones durante el espectáculo?: Comunica el objetivo de donación en la invitación, la recepción y durante el programa. Cuenta las entradas o pulseras al inicio y al cierre, y asigna al menos a 2 personas para controlar la caja y registrar los ingresos.

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