Checklist voor een goed georganiseerde benefietvoorstelling

Een benefietvoorstelling vraagt om twee draaiboeken tegelijk: een soepel programma en een betrouwbare geldstroom voor het doel. Leg eerst datum, locatie, programma, begroting en ticketprijs vast. Daarna regel je artiesten, techniek, vergunningen, verzekering en promotie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, catering en het draaiboek. Met deze checklist zie je welke onderdelen je niet pas op de dag zelf moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Voorstelling en doel vastleggen
3 personen
Begroting en ticketprijs bepalen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Artiesten en medewerkers bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Fondsenwervingspagina aanmaken
2 personen
Betaalwijze voor donaties regelen
2 personen
Promotietekst schrijven
2 personen
Affiche en programmabeeld maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
2 personen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Contactlijst verspreiden
Kaartverkoop controleren
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Techniek testen
3 personen
Artiestenbriefing houden
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Licht instellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Donatietafel inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Techniek afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Opbrengst controleren
2 personen
Donatieoverzicht bijwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepeltjesaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Gordijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Decoratieve doekenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Donatiebussenaantal 3
Fotowand

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan techniek uiterlijk 3 weken vooraf door de wensen van artiesten te verzamelen. Controleer of draadloze microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel en laptop op locatie beschikbaar zijn of geregeld moeten worden.
Maak de begroting voordat je de ticketprijs publiceert. Zet inkomsten uit kaartverkoop en donaties apart en neem kosten voor artiesten, techniek, catering, drukwerk en betaaltransacties mee.
Open de fondsenwervingspagina en test de betaalwijze minimaal 10 dagen voor de voorstelling. Doe zelf een kleine testbetaling en controleer of het doel, de bevestiging en de terugkoppeling duidelijk zijn.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en tel de catering pas daarna definitief. Reserveer naast eten ook koffie, water en servies; voor koffie zijn koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen nodig, niet alleen kopjes.
Werk het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf uit en verspreid contactgegevens onder alle betrokkenen. Zet daarin ook de ontvangst, kaartcontrole, vrijwilligersindeling, techniekcheck, pauze, donatiemoment en afsluiting met tijden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om datum en locatie te bevestigen, artiesten vast te leggen, vergunningen en verzekering te controleren, promotie te starten en kaartverkoop te volgen.
Wanneer moet ik de ticketprijs voor een benefietvoorstelling bepalen?: Bepaal de ticketprijs zodra de eerste begroting klaar is, meestal 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Bereken daarna welk bedrag per ticket naar het goede doel kan en vermeld ook hoe bezoekers extra kunnen doneren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietvoorstelling?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per taakpost: ontvangst, kaartcontrole, garderobe, catering, zaalbegeleiding en donaties. Voor een kleine voorstelling zijn dat vaak 6 tot 8 mensen, exclusief techniek en artiesten.
Wanneer moet ik de catering voor een benefietvoorstelling bestellen?: Maak de hoeveelheden 7 tot 10 dagen vooraf definitief, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer dan ook of er genoeg dinerborden, gebaksborden, waterglazen, wijnglazen, bestek en serveermateriaal zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.