Checklist para organizar un espectáculo benéfico sin olvidar nada

Organizar un espectáculo benéfico requiere coordinar el programa, la recaudación y la parte técnica al mismo tiempo. Esta checklist reúne el trabajo desde la elección de la fecha y el lugar hasta las acreditaciones y la revisión de entradas. Reserva con antelación a los artistas, el personal y el equipo de sonido; los micrófonos inalámbricos, altavoces y mesa de mezclas suelen ser difíciles de conseguir a última hora. También encontrarás tareas para gestionar donaciones, catering, voluntarios y comunicación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar la presentación y el objetivo
3 personas
Definir el presupuesto y el precio de las entradas
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar a artistas y personal
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Crear una página de recaudación de fondos
2 personas
Gestionar el método de pago para las donaciones
2 personas
Escribir texto promocional
2 personas
Crear el póster y la imagen del programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
Enviar nota de prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Distribuir la lista de contactos
Comprobar la venta de entradas
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Realizar la reunión informativa con los artistas
4 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
4 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar la sala de recepción
2 personas
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar la técnica
3 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de donaciones
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar backstage
2 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Coordinar la presentación
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Servir el catering de la noche
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas
Despedir al público
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar equipo técnico
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Comprobar el rendimiento
2 personas
Actualizar el resumen de donaciones
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Archivar fotos y archivos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 8
Linternascant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Cortinascant. 4
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Paños decorativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Cajas de donacionescant. 3
Photowall

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y el objetivo de la recaudación. Después fija el presupuesto y el precio de las entradas, dejando por escrito cuánto debe cubrirse con ventas y cuánto con donaciones.
Cierra artistas, personal y necesidades técnicas antes de anunciar el programa. Pide las especificaciones de sonido y confirma las reservas al menos 2 semanas antes del espectáculo.
Comprueba permisos y seguro antes de abrir las inscripciones. Una autorización pendiente puede bloquear la venta de entradas o el uso del espacio pocos días antes del evento.
Calcula el catering según las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Cuenta por separado platos, vasos, cubiertos, café, té y espacio de refrigeración para no improvisar el servicio.
Prepara la operación del día con voluntarios, contactos, programa impreso y acreditaciones. Haz una comprobación de entradas y donaciones antes de abrir las puertas y asigna a una persona para resolver incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo benéfico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la fecha y el lugar, tramitar permisos, contratar artistas, preparar la recaudación y comunicar el programa sin trabajar a última hora.
¿Qué equipo técnico necesita un espectáculo benéfico?: Como base, prevé micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, una mesa de mezclas y un portátil. Confirma las necesidades de cada artista al menos 2 semanas antes y realiza una prueba de sonido el mismo día.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas y las donaciones?: Abre las inscripciones y la página de recaudación cuando estén confirmados el lugar, el precio y el método de pago. Como referencia, hazlo entre 3 y 4 semanas antes para poder calcular asistentes y catering.
¿Cuánto catering calcular por persona en un espectáculo benéfico?: Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 %. Separa las cantidades de comida, bebidas calientes, agua, vajilla y cubiertos, y cierra las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.

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