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Benefizvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Benefizvorstellung müssen künstlerischer Ablauf, Spendenziel und Veranstaltungsorganisation zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort, Budget und Einnahmeziel, bevor du Programm, Ticketpreis und Werbung festlegst. Technik, Genehmigungen und Versicherungen werden oft zu spät geprüft und können den Ablauf gefährden. Plane außerdem frühzeitig Helfer, Catering, Einlass und die Zahlungswege für Spenden. Die Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zur Ausgabe von Programmheften und Namensschildern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Aufführung und Ziel festhalten

    3 Personen

  • Budget und Ticketpreis festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Künstler und Mitarbeitende bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Fundraising-Seite erstellen

    2 Personen

  • Zahlungsmethode für Spenden einrichten

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

    2 Personen

  • Plakat und Programmvisual erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

    2 Personen

  • Pressemitteilung versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Kontaktliste verteilen

  • Kartenverkauf prüfen

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Künstlerbriefing durchführen

    4 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Empfangsbereich reinigen

    2 Personen

  • Raumaufteilung prüfen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Spendentisch einrichten

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Backstage einrichten

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Aufführung begleiten

    3 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    3 Personen

  • Abendcatering servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Spenden bearbeiten

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Bargeld sicher verwahren

    2 Personen

  • Erlös kontrollieren

    2 Personen

  • Spendenübersicht aktualisieren

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos und Dateien archivieren

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • KuchenplattenAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • VorhängeAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • SpendenboxenAnz. 3
  • Fotowand

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Budget und Ticketpreis fest, bevor du Werbung und Einladungen verschickst. Kalkuliere dabei getrennt, welcher Betrag pro Ticket und welcher über Spenden erzielt werden soll.
  • Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler mindestens 3 Wochen vor der Vorstellung. Prüfe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Laptop gemeinsam mit der zuständigen Person vor Ort.
  • Verschicke Einladungen und Pressemitteilung nicht erst kurz vor dem Termin. Plane für Anmeldungen, Rückfragen und Ernährungswünsche mindestens 10 bis 14 Tage ein.
  • Berechne Getränke und Catering anhand der bestätigten Anmeldungen und halte eine separate Reserve bereit. Für Kaffee, Wasser und Kuchen brauchst du außerdem genügend Tassen, Gläser, Teller und Serviergeschirr.
  • Erstelle spätestens 7 Tage vor der Benefizvorstellung einen Ablaufplan mit Kontaktliste und Helfer-Einteilung. Weise Einlass, Kartenverkauf, Technik, Catering und Spendenannahme jeweils einer konkreten Person zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizvorstellung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Technik brauchen oft mehrere Abstimmungen, bevor du mit verbindlicher Werbung starten kannst.
Was muss bei einer Benefizvorstellung zuerst geklärt werden?
Bestätige zuerst Datum und Ort und halte Aufführung sowie Spendenziel fest. Danach folgen Budget, Ticketpreis, Programm und die Prüfung von Genehmigungen und Versicherung.
Wie viele Helfer braucht eine Benefizvorstellung?
Plane mindestens eine Person für Einlass und Kartenverkauf, eine für Spenden, eine für Technik und zwei für Catering und Ablauf ein. Bei mehr als 100 Gästen solltest du zusätzlich 2 bis 3 Springer einteilen.
Wann sollte man Programm und Plakate drucken lassen?
Lass das Programm drucken, sobald Ablauf und Mitwirkende endgültig bestätigt sind, möglichst 7 bis 10 Tage vor der Vorstellung. Plakat und Programmvisual sollten dagegen mindestens 3 Wochen vorher für die Werbung bereitstehen.

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