Checklist pour organiser un spectacle de bienfaisance

Organiser un spectacle de bienfaisance demande de coordonner la scène, l’accueil du public et la collecte de fonds sans laisser les détails se chevaucher. Commence par fixer la date, le lieu, l’objectif et le budget, puis avance vers la programmation, les autorisations et les réservations. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller la billetterie, les bénévoles, le catering et le déroulé. Cette checklist rassemble 79 tâches et 50 éléments à prévoir, de la préparation au bilan de la collecte.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le concept et l'objectif
3 personnes
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les artistes et les équipes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer une page de collecte de fonds
2 personnes
Organiser le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
Créer l’affiche et l’image du programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Distribuer la liste de contacts
Vérifier la billetterie
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Organiser le briefing des artistes
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace d’accueil
2 personnes
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la technique
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table de dons
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Animer le spectacle
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter la technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Vérifier les recettes
2 personnes
Mettre à jour le récapitulatif des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Petites cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Rideauxqté 4
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Tissus décoratifsqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Boîtes de donsqté 3
Mur photo

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations et l’assurance au moins 6 à 8 semaines avant le spectacle. Vérifie notamment les conditions du lieu, l’accueil du public et les besoins techniques des artistes.
Prépare la collecte de dons avant de lancer la communication. La page de collecte et le mode de paiement doivent être testés au moins 10 jours avant l’ouverture des inscriptions.
Demande les contraintes alimentaires au moment de l’inscription, puis calcule les quantités de catering 7 jours avant l’événement. Prévois un peu de marge pour les portions et les boissons.
Écris le déroulé avec des horaires précis, y compris l’installation, les balances, l’ouverture des portes et le rangement. Distribue la liste de contacts aux bénévoles avant le jour J, pas uniquement sur place.
Fais une vérification finale 48 heures avant : billetterie, badges nominatifs, programme imprimé, microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, vaisselle et matériel de café.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de bienfaisance ?: Prévois au minimum 8 semaines pour un spectacle avec artistes, billetterie et collecte de dons. Commence idéalement 3 mois à l’avance si le lieu, les autorisations ou la programmation ne sont pas encore confirmés.
Quand faut-il réserver les artistes et le lieu pour un spectacle de bienfaisance ?: Confirme le lieu et les artistes 6 à 8 semaines avant la date. Demande leurs besoins techniques dès la confirmation afin de réserver à temps les microphones, les pieds de micro, les haut-parleurs et la table de mixage.
Quand ouvrir la billetterie et la collecte de dons ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, le prix du billet et le programme sont suffisamment stables, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Teste chaque paiement et chaque formulaire au moins 10 jours avant l’ouverture publique.
Combien de bénévoles faut-il pour un spectacle de bienfaisance ?: Pour un petit spectacle, prévois au moins 1 bénévole pour 25 à 30 invités, en plus d’une personne référente pour la scène et d’une autre pour les dons. Ajuste ce nombre selon les inscriptions, le catering, le vestiaire et la complexité du programme.

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