Checklist pour organiser un spectacle de bienfaisance

Un spectacle de bienfaisance demande de coordonner la collecte, la scène et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer l’objectif financier, le montant visé et l’association bénéficiaire, puis réserve le lieu et confirme le programme. Les autorisations, les artistes, les sponsors et la billetterie doivent être réglés avant la communication. À l’approche de l’événement, cette checklist t’aide à préparer les bénévoles, le catering, la technique, les documents d’accueil et le matériel sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le montant récolté
2 personnes
Réserver le lieu
Fixer le spectacle et le programme
3 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Annoncer l'association caritative
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Dégager la scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer la table de dons
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Tester la technique
3 personnes
Répéter le spectacle
8 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer l’ouverture
Encadrer la première représentation
4 personnes
Assurer la pause
4 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Encadrer la troisième représentation
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier le montant du don
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier le résultat
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 6
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8

Équipement

Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Bâche de fond
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 6
Affichesqté 20
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bains-marieqté 4
Pinces à buffetqté 8
Carafesqté 6
Pains de glaceqté 16
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Porte-serviettesqté 12

Informations

Rouleaux de ticketsqté 2
Programmesqté 130
Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 12
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 4

Paiement

Caisses pour espècesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Boîtes de donsqté 4
Carnets de reçusqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Fixe l’objectif de collecte avant d’établir le budget : distingue les recettes de billetterie, les dons et les contributions des sponsors, puis chiffre séparément chaque dépense.
Confirme les artistes et le déroulé avant d’imprimer les affiches ou d’ouvrir la billetterie. Prévois aussi un délai pour vérifier les autorisations liées au lieu, à la musique et aux prises de vue.
Ne reporte pas le recrutement des bénévoles à la dernière semaine. Répartis les rôles par créneau et prévois au minimum une personne pour l’accueil, les inscriptions, les loges et la coordination technique.
Traite les besoins alimentaires dès les inscriptions et commande le catering après avoir consolidé les réponses. Pour le service, vérifie les quantités de tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et carafes.
Fais un contrôle technique avant l’arrivée du public : microphones, haut-parleurs, table de mixage, pieds, rallonges, multiprises, éclairage et vidéoprojection doivent être testés avec le déroulé imprimé.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle de bienfaisance ?: Commence au moins 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer l’objectif, réserver le lieu, confirmer les artistes, vérifier les autorisations et construire le budget.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de bienfaisance ?: Ouvre-la dès que le lieu, la date, le programme principal et les modalités de réservation sont confirmés, idéalement 8 à 10 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un spectacle de bienfaisance ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 visiteurs, puis répartis-les entre l’accueil, les inscriptions, les loges, le service et la coordination. Ajoute 2 personnes disponibles en renfort pendant l’installation et le rangement.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Rassemble le mobilier, la vaisselle, la technique et la décoration la veille ou le matin même, selon les contraintes du lieu. Refroidis les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture et prépare les encas avant l’arrivée des premiers invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.