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Checkliste für deine Benefizvorstellung

Eine Benefizvorstellung braucht neben einem guten Programm vor allem klare Zuständigkeiten und einen festen Zeitplan. Lege zuerst Ziel, Einnahmen, Budget und den begünstigten Verein fest, bevor du Location, Künstler und Sponsoren verbindlich anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Werbung, Ticketverkauf, Technik und Helfer. In den letzten Tagen zählen Besucherliste, Drehbuch, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks – genau diese Dinge werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ziel und Einnahmen festhalten

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Vorstellung und Programm festlegen

    3 Personen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Wohltätigkeitsorganisation bekanntgeben

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Werbematerial gestalten

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • In sozialen Medien veröffentlichen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    4 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwilligenaufgaben verteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Technik abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Bühne freiräumen

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Lichttechnik anschließen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Spendentisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Aufführung proben

    8 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Erste Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Pause organisieren

    4 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Dritte Vorstellung betreuen

    4 Personen

  • Dankeswort sprechen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Spendengeld sicher aufbewahren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Spendenbetrag prüfen

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Ergebnis veröffentlichen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • BühnenelementeAnz. 6
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • UmkleidestühleAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 130
  • GabelnAnz. 130
  • MesserAnz. 130
  • LöffelAnz. 130
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KannenAnz. 8

Ausstattung

  • MikrofoneAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Beamer
  • Projektionsleinwand

Beleuchtung

  • TheaterscheinwerferAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • TischdeckenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • PosterAnz. 20
  • ProgrammschilderAnz. 4

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • BuffetzangenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 16
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • ServiettenhalterAnz. 12

Informationen

  • TicketrollenAnz. 2
  • ProgrammeAnz. 130
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbrettmappenAnz. 4

Zahlung

  • Kassenschachteln für BargeldAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • SpendenboxenAnz. 4
  • QuittungsblöckeAnz. 4

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24
  • KabelmattenAnz. 12
  • Gaffer TapeAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

  • Reserviere die Location erst, wenn Bühne, Sitzplätze, Umkleide und Technik dort praktisch untergebracht werden können. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau, Soundcheck und Abbau ein – nicht nur für die eigentliche Vorstellung.
  • Öffne den Ticketverkauf, sobald Programm, Künstler und Wohltätigkeitsorganisation feststehen. Prüfe Anmeldungen regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Veranstaltung.
  • Bestelle Catering und Getränke nach der bestätigten Gästezahl, nicht nach der Zahl der verschickten Einladungen. Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Gläser, Tassen, Teller und Besteck gesammelt bereit.
  • Plane für Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Scheinwerfer einen Techniktest vor Einlass ein. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Mikrofonständer und Lichtstative – fehlende Kabel lassen sich kurz vor Beginn nur schwer ersetzen.
  • Gib Freiwilligen ihre Aufgaben spätestens einige Tage vorher schriftlich. Eine Person sollte die Besucherliste und Einlasskontrolle übernehmen, während andere Snacks, Getränke, Bühne und Materialien betreuen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizvorstellung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Programm, Künstler, Genehmigungen, Sponsoren und Werbung noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Was muss eine Benefizvorstellung eine Woche vorher erledigt sein?
Bis sieben Tage vorher sollten Ticketzahlen, Ernährungswünsche, Catering, Technik und Freiwilligenaufgaben feststehen. Drucke außerdem Drehbuch und Besucherliste aus und bestätige die wichtigsten Beteiligten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Benefizvorstellung?
Plane mindestens 1 Helfer für den Einlass, 1 für Technik, 1 für Catering und 1 für die Künstlerbetreuung ein. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich eine Person für Getränke und Saalorganisation einteilen.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle Getränke 3 bis 4 Stunden vor Einlass und bereite Snacks am selben Tag nach dem Aufbau vor. So bleiben sie frisch und blockieren während des Techniktests nicht den Arbeitsbereich.

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