Checklist para organizar un espectáculo benéfico

Organizar un espectáculo benéfico requiere coordinar el programa, la causa y la operación del día sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 78 tareas y 69 materiales, desde reservar el lugar y confirmar a los artistas hasta preparar el catering y la técnica. Sigue el plan por fases: primero define el objetivo y el presupuesto, después abre la venta de entradas y cierra proveedores, y termina con un guion de trabajo claro para voluntarios y equipo técnico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir objetivo y resultado
2 personas
Reservar el lugar
Registrar la actuación y el programa
3 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Comprobar permisos
Anunciar la causa benéfica
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Diseñar material promocional
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
4 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Despejar el escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar el equipo de iluminación
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar la mesa de donaciones
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Probar la técnica
3 personas
Ensayar la función
8 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Encargarse de la inauguración
Guiar la primera función
4 personas
Organizar la pausa
4 personas
Registrar donaciones
2 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la comida
4 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Acompañar la tercera función
4 personas
Dar las gracias
Servir la última ronda de consumiciones
3 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Guardar el dinero de la donación en un lugar seguro
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la técnica
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Comprobar el importe de la donación
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Publicar el resultado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 8

Equipo

Micrófonoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Luces decorativascant. 8

Decoración

Lona de fondo
Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 6
Cartelescant. 20
Carteles del programacant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Chafing dishescant. 4
Pinzas para buffetcant. 8
Jarras de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Porta-servilletascant. 12

Información

Rollo de ticketscant. 2
Programascant. 130
Pegatinas con nombrecant. 150
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 20
Carpetas portapapelescant. 4

Pago

Cajas de efectivocant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de donacionescant. 4
Libretas de reciboscant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Cierra el programa y confirma a cada artista antes de diseñar carteles o abrir la venta de entradas; cualquier cambio posterior obliga a corregir la promoción.
Comprueba los permisos con varias semanas de margen y confirma por escrito qué cubren, especialmente si usarás focos, altavoces, proyector o una pantalla.
Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes el día anterior. Lleva también una copia digital para que coordinación y voluntariado puedan consultar horarios y funciones.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering después de cerrar el recuento. Añade una pequeña reserva para cambios de última hora.
Prueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, regletas y focos antes de abrir las puertas. Reserva tiempo para montar el escenario, vestuario y proyección, no solo para el ensayo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo benéfico?: Empieza al menos 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas conviene reservar el lugar, definir el objetivo, elaborar el presupuesto y confirmar a los artistas; deja las pruebas técnicas y el montaje para los últimos días.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas para un espectáculo benéfico?: Ábrela entre 4 y 6 semanas antes, cuando el lugar, el programa y el precio o modalidad de donación estén confirmados. Así tendrás tiempo para enviar invitaciones, publicar en redes y distribuir carteles.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo benéfico?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 25 visitantes, además de una persona coordinadora. Para 100 asistentes, por ejemplo, reserva 4 personas para entradas, orientación, catering y apoyo durante el programa.
¿Cuándo se debe pedir el catering?: Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones y las preferencias dietéticas estén actualizadas. Confirma cantidades y horario de entrega 48 horas antes del espectáculo.

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