Checklist voor een goed georganiseerde benefietveiling

Een benefietveiling vraagt om meer voorbereiding dan alleen items verzamelen. Je moet tegelijk het goede doel uitleggen, biedingen mogelijk maken en zorgen dat bezoekers weten wat ze kopen en betalen. Begin met datum, locatie en veilingmeester en werk daarna toe naar catalogus, promotie en draaiboek. In de laatste week controleer je de veilingitems, techniek, vrijwilligersindeling en betaalmogelijkheden. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum en doel vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Veilingmeester vastleggen
Muziekverzorging vastleggen
Goede doel presenteren
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Veilingitems werven
3 personen
Veilingitems registreren
2 personen
Veilingitems fotograferen
2 personen
Startprijzen bepalen
2 personen
Veilingcatalogus samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Veilingitems ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten bewaren
2 personen
Veilingitems controleren
2 personen
Betaalprocedure voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
3 personen
Veilingitems uitstallen
4 personen
Veilingnummers klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatiescherm testen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Gasten registreren
3 personen
Veilingnummers uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Goede doel toelichten
Veilingrondes begeleiden
3 personen
Biedingen registreren
3 personen
Veilingitems presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Gewonnen items uitgifte
3 personen
Tussenstanden bekendmaken
Laatste veilingronde begeleiden
3 personen
Eindbedrag bekendmaken
Gasten uitzwaaien
3 personen
Contant geld veiligstellen
2 personen

Nazorg

Veilingitems inpakken
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
Niet opgehaalde items bezorgen
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
Donatieopbrengst overboeken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlichtslingersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Menukaartenaantal 120
Veilingbordjesaantal 120
Lotnummersaantal 80
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Fotolijstenaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veilingitems uiterlijk twee weken voor de veiling vast. Registreer per item de omschrijving, geschatte waarde, voorwaarden, foto en startprijs; zo kun je de catalogus en presentatie zonder losse eindjes maken.
Plan de techniek vóór de laatste week. Test draadloze microfoons, luidsprekers, laptop en presentatiescherm op locatie en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een veilingmeester die niet verstaanbaar is, vertraagt elk bod.
Maak de vrijwilligersindeling concreet met minimaal één persoon voor ontvangst, één voor registratie en één voor betalingen. Spreek ook af wie veilingitems ophaalt, bewaakt en na afloop aan de juiste winnaar meegeeft.
Verstuur de herinnering enkele dagen voor de veiling en vraag dieetwensen niet pas bij binnenkomst uit. Controleer tegelijk de aantallen stoelen, glazen, borden en servetten op basis van het definitieve aantal aanmeldingen.
Regel betalingen vóór de deuren opengaan. Test het pinapparaat, leg rekenmachines klaar en noteer per winnaar itemnummer, bedrag en betaalstatus; dat voorkomt zoekwerk wanneer meerdere items tegelijk worden afgehaald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie, doel en veilingmeester vast; daarna heb je tijd nodig voor sponsoren, items, promotie en aanmeldingen.
Hoeveel veilingitems heb ik nodig voor een benefietveiling?: Plan ongeveer 1 veilingitem per 5 tot 8 aanwezige bieders. Bij 60 gasten kom je daarmee uit op circa 8 tot 12 aantrekkelijke items, zodat de veiling vlot blijft en elk item voldoende aandacht krijgt.
Wanneer moet de veilingcatalogus klaar zijn?: Maak de catalogus uiterlijk 7 dagen voor de veiling definitief. Controleer daarna nog één keer namen, voorwaarden, foto's en startprijzen voordat je hem print of op het presentatiescherm zet.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een benefietveiling?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten, met daarnaast een veilingmeester. Voor 60 bezoekers zijn 3 tot 4 vrijwilligers praktisch: ontvangst, registratie, betalingen en ondersteuning tijdens de veiling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.