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Checklist pour organiser une vente aux enchères caritative

Une vente aux enchères caritative demande plus qu’une salle et quelques lots. Il faut cadrer l’objectif, sécuriser les autorisations, documenter chaque article et préparer le paiement avant l’arrivée des invités. Cette checklist suit l’ordre utile : préparation, inscriptions, logistique, installation et contrôle final. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, notamment les besoins alimentaires, les branchements du matériel et la vérification des lots le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’objectif de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Réserver un commissaire-priseur

  • Fixer l’animation musicale

  • Présentation de l’association caritative

    2 personnes

  • Contacter les sponsors

    3 personnes

  • Rechercher des articles de vente aux enchères

    3 personnes

  • Enregistrer les articles de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Photographier les articles de vente aux enchères

    2 personnes

  • Déterminer les mises à prix

    2 personnes

  • Constituer le catalogue de vente aux enchères

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer un rappel

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Récupérer les articles de vente aux enchères

    3 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Conserver les produits au frais

    2 personnes

  • Vérifier les lots de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Préparer la procédure de paiement

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier la salle et les toilettes

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Aménager la table des enchères

    3 personnes

  • Exposer les articles de la vente aux enchères

    4 personnes

  • Préparer les numéros de vente aux enchères

    2 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Tester l'écran de présentation

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Tenir le comptoir d’accueil

    3 personnes

  • Enregistrer les invités

    3 personnes

  • Distribuer les numéros de vente aux enchères

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Présenter l’association

  • Accompagner les rondes des enchères

    3 personnes

  • Enregistrer les offres

    3 personnes

  • Présenter les lots de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Annoncer la pause

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Traiter les paiements

    3 personnes

  • Remise des lots gagnés

    3 personnes

  • Annoncer les classements intermédiaires

  • Accompagner la dernière ronde des enchères

    3 personnes

  • Annoncer le montant final

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

  • Sécuriser l'argent liquide

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les lots de la vente aux enchères

    3 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Relancer les paiements en attente

    2 personnes

  • Livrer les objets non récupérés

    2 personnes

  • Retourner le matériel restant

    2 personnes

  • Transférer le montant des dons

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

    2 personnes

  • Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 120
  • Tables de buffetqté 4
  • Tabouretsqté 6
  • Portantsqté 2
  • Cintresqté 120

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 120
  • Assiettes à dessertqté 120
  • Verresqté 150
  • Tasses à caféqté 100
  • Couteauxqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Louchesqté 12

Équipement

  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Ordinateur portable
  • Écran de présentation
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Terminal de paiement
  • Calculatricesqté 3

Éclairage

  • Lampes d'ambianceqté 10
  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Décoration

  • Nappesqté 12
  • Porte-serviettesqté 12
  • Compositions floralesqté 12
  • Cartes de menuqté 120
  • Panneaux de vente aux enchèresqté 120
  • Numéros de lotqté 80
  • Panneaux directionnelsqté 8
  • Badges nominatifsqté 120
  • Stylosqté 30
  • Cadres photoqté 20
  • Présentoirsqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Petits bolsqté 20
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pincesqté 8
  • Poubellesqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balaisqté 3
  • Balayette et pelleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez les mises à prix après avoir photographié et décrit chaque lot : prévoyez au moins une fiche complète par article, avec sa valeur indicative, ses conditions et son mode de remise.
  • Réservez le commissaire-priseur et le matériel audio plusieurs semaines à l’avance. Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur et l’écran avant l’ouverture des portes.
  • Fermez les inscriptions quelques jours avant la vente pour traiter les besoins alimentaires et établir la répartition des bénévoles. Envoyez un rappel au plus tard 48 heures avant.
  • Préparez les paiements avant l’accueil : vérifiez le terminal, prévoyez des calculatrices et définissez qui enregistre les ventes, qui encaisse et qui accompagne le retrait des lots.
  • Le jour J, contrôlez chaque lot avec le catalogue avant l’arrivée du public. Gardez les produits frais dans des glacières et imprimez le déroulé pour les bénévoles et l’équipe technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères caritative ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et le commissaire-priseur, réunir les lots, préparer le catalogue et envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une vente aux enchères caritative ?
Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, puis publiez un rappel en ligne. Un dernier rappel 48 heures avant aide à limiter les désistements et les oublis d’inscription.
Comment préparer les lots d’une vente aux enchères caritative ?
Enregistrez chaque lot séparément, attribuez-lui un numéro, prenez une photo et indiquez une mise à prix. Vérifiez toute la liste le jour même, avant l’installation du public.
Quel matériel prévoir pour une vente aux enchères caritative ?
Prévoyez au minimum des microphones sans fil, des haut-parleurs, un ordinateur, un écran, des rallonges et des multiprises. Ajoutez un terminal de paiement et un poste distinct pour le suivi des enchères et des retraits.

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