Checklist para organizar una subasta benéfica sin imprevistos

Una subasta benéfica necesita más que reunir artículos y ponerles precio. Hay que cerrar la fecha y el objetivo, asegurar el lugar y los permisos, conseguir donaciones y preparar un catálogo claro antes de invitar al público. También conviene dejar asignados el subastador, los voluntarios, el sonido y el registro de asistentes. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, en un orden práctico, para que el día del evento puedas concentrarte en la recaudación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el objetivo de la subasta
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Contratar al subastador
Definir la gestión musical
Presentar a la organización benéfica
2 personas
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Conseguir artículos para la subasta
3 personas
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
Determinar los premios de salida
2 personas
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Recoger los artículos de la subasta
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Conservar los productos refrigerados
2 personas
Comprobar los artículos de la subasta
2 personas
Preparar el procedimiento de pago
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de subasta
3 personas
Exponer los artículos de la subasta
4 personas
Preparar los números de subasta
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la pantalla de presentación
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Atender la recepción
3 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir números de subasta
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Explicar la causa benéfica
Dirigir las rondas de subasta
3 personas
Registrar pujas
3 personas
Presentar los artículos de la subasta
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Procesar pagos
3 personas
Entrega de artículos ganados
3 personas
Anunciar los resultados provisionales
Guiar la ronda final de la subasta
3 personas
Anunciar el importe final
Despedir a los invitados
3 personas
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas

Seguimiento

Empacar los artículos de la subasta
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
Entregar los artículos no recogidos
2 personas
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
Transferir la recaudación de donaciones
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquina de sellado
Calculadorascant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Arreglos floralescant. 12
Cartas del menúcant. 120
Carteles de subastacant. 120
Números de lotecant. 80
Señales de orientacióncant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Marcos de fotoscant. 20
Soportes de presentacióncant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Papeleracant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra los artículos con varias semanas de margen: registra cada donación, hazle una fotografía y anota su descripción, estado y condiciones antes de preparar el catálogo. Así evitarás anunciar lotes incompletos o buscar información durante la subasta.
Define los precios de salida antes de enviar las invitaciones. Lleva una hoja con el número de lote, el precio inicial y el responsable de entregarlo; tener una calculadora y copias impresas evita depender del portátil en plena puja.
Prueba micrófonos inalámbricos, altavoces, pantalla, cables y regletas al menos 24 horas antes. En la sala, comprueba también que el subastador pueda oírse desde las últimas filas y que haya enchufes suficientes.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con 3 días de antelación. Envía entonces el recordatorio, ajusta la compra y separa los productos refrigerados en neveras portátiles hasta el montaje.
Asigna voluntarios por funciones y no solo por nombre: registro, catálogo, lotes, cobros y atención a invitados. Imprime el plan de trabajo y prepara una copia para cada responsable antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta benéfica?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, contratar al subastador y contactar con patrocinadores. Reserva las 2 últimas semanas para fotografiar los artículos, cerrar el catálogo, confirmar voluntarios y hacer la compra.
¿Cuándo debo cerrar las donaciones para la subasta?: Fija una fecha límite de 10 a 14 días antes del evento. Necesitarás tiempo para recoger los artículos, comprobarlos, registrarlos, fotografiarlos y calcular los precios de salida sin modificar el catálogo a última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta benéfica?: Para un evento pequeño, cuenta con al menos 5 voluntarios: dos para inscripciones y cobros, uno para los lotes, uno para apoyar al subastador y uno para resolver incidencias. Si superas 50 asistentes, añade una persona por cada 25 invitados aproximadamente.
¿Qué equipo de sonido necesito para una subasta?: Prepara como mínimo dos micrófonos inalámbricos, altavoces, soportes de micrófono y cables alargadores, además de una regleta de reserva. Haz una prueba completa el día anterior y lleva una alternativa para reproducir la música y la presentación si falla el portátil.

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