Benefizauktion organisieren: die Checkliste für einen klaren Ablauf
Bei einer Benefizauktion müssen Spenden, Ablauf, Technik und Abrechnung gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Termin, Spendenziel und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Auktionator, Auktionsartikel, Startpreise, Katalog und Helferplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Mikrofonen und Lautsprechern auch eine verlässliche Erfassung der Gebote und eine klare Ausgabe der ersteigerten Artikel.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Auktionsdatum und Ziel festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Auktionator festlegen
Musikbetreuung festlegen
Gute Zweck vorstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Auktionsartikel beschaffen
3 Personen
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
Startpreise festlegen
2 Personen
Auktionskatalog zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Werbung schalten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Auktionsartikel abholen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte lagern
2 Personen
Auktionsartikel prüfen
2 Personen
Zahlungsablauf vorbereiten
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Auktionstisch einrichten
3 Personen
Auktionsartikel ausstellen
4 Personen
Auktionsnummern bereitlegen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Präsentationsbildschirm testen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Empfangstheke besetzen
3 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Auktionsnummern verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Guten Zweck erläutern
Auktionsrunden begleiten
3 Personen
Gebote erfassen
3 Personen
Auktionsartikel präsentieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Pause ankündigen
Buffet auffüllen
3 Personen
Zahlungen abwickeln
3 Personen
Ausgabe gewonnener Artikel
3 Personen
Zwischenstände bekanntgeben
Letzte Auktionsrunde begleiten
3 Personen
Endbetrag bekanntgeben
Gäste verabschieden
3 Personen
Bargeld sichern
2 Personen
Nachbereitung
Auktionsartikel verpacken
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
Nicht abgeholte Gegenstände liefern
2 Personen
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
Spendenerlös überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Kartenterminal
- TaschenrechnerAnz. 3
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LED-LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- ServiettenhalterAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 120
- AuktionsschilderAnz. 120
- LosnummernAnz. 80
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 30
- BilderrahmenAnz. 20
- PräsentationsständerAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 10
- SchälchenAnz. 20
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Sponsoren und Auktionsartikeln. Für jeden Artikel solltest du Herkunft, Beschreibung, Foto und einen Startpreis dokumentieren.
- Plane den Auktionskatalog erst, wenn die Artikel geprüft und registriert sind. Eine letzte Kontrolle 3 bis 5 Tage vor der Auktion verhindert falsche Angaben oder fehlende Lose.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm und Laptop spätestens am Vortag. Lege außerdem Verlängerungskabel und ein Ersatzmikrofon beziehungsweise eine alternative Ansage einplanbar bereit.
- Teile die Helfer in feste Aufgaben ein: Anmeldung, Garderobe, Buffet, Artikelübergabe und Zahlungen. Bei 50 Gästen sind mindestens 5 bis 6 eingewiesene Helfer sinnvoll, damit die Auktion nicht während der Ausgabe stockt.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin und kaufe Kühlprodukte erst kurz vor der Veranstaltung. Kartenterminal, Taschenrechner und eine manuelle Zahlungsnotiz sollten am Auktionstag gemeinsam bereitliegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Benefizauktion organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Sponsoren, Auktionsartikel, Genehmigungen und Einladungen brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Dekoration oder der Einkauf.
- Wie viele Auktionsartikel braucht man für eine Benefizauktion?
- Für einen kompakten Abend sind etwa 15 bis 30 gut beschriebene Artikel ein praktikabler Rahmen. Entscheidend ist, dass jeder Artikel registriert, fotografiert und mit einem Startpreis im Katalog erfasst ist.
- Wie viele Helfer braucht eine Benefizauktion?
- Plane bei 50 Gästen etwa 5 bis 6 Helfer ein, zusätzlich zum Auktionator. Bei mehr als 100 Gästen solltest du mindestens 8 bis 10 Personen auf Anmeldung, Technik, Buffet, Zahlungen und Artikelübergabe verteilen.
- Wann sollte man die Erinnerung zur Benefizauktion verschicken?
- Sende eine erste Erinnerung etwa 7 Tage vorher und prüfe dabei offene Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Eine kurze letzte Nachricht 24 Stunden vor Beginn nennt Uhrzeit, Ort und wichtige Hinweise zur Anreise.
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