Benefizauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Benefizauktion braucht mehr Vorbereitung als nur gespendete Gegenstände und einen Auktionator. Lege zuerst Spendenziel, Budget, Eintrittspreis und Auktionsbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen die Sammlung und Registrierung der Artikel, Startpreise, Zahlungsabläufe, Catering und Helfereinteilung. Plane außerdem genügend Zeit für Beschilderung, Bietkarten, Technik und die sichere Lagerung der Auktionsartikel ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Auktionsdatum und Ort bestätigen
Wohltätigkeits- und Spendenziel festlegen
2 Personen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Auktionator festlegen
Musik und Technik organisieren
2 Personen
Sponsoren und Spender ansprechen
3 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
Losliste und Startpreise erstellen
2 Personen
Zahlungsmethode festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
Zahlungs- und Anmeldeformulare erstellen
2 Personen
Parzellenkarten und Bietkarten drucken
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Auktionsartikel abholen
3 Personen
Auktionsartikel sicher lagern
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Lose verpacken
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Auktionstische einrichten
3 Personen
Loskarten platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Auktionsnummern ausgeben
2 Personen
Auktionsartikel erläutern
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Auktion eröffnen
2 Personen
Lose versteigern
3 Personen
Gebote prüfen
2 Personen
Verkaufte Lose erfassen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Auktionserlös zwischendurch sichern
2 Personen
Gewinner informieren
2 Personen
Zahlungen abwickeln
3 Personen
Ausgabe der Auktionsartikel begleiten
3 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Fundsachen sammeln
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Auktionserlös zählen
2 Personen
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Spendenquittung senden
2 Personen
Abholtermine mit den Gewinnern bestätigen
2 Personen
Auktionsunterlagen archivieren
Dankesnachricht veröffentlichen
Restmaterialien lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Registrierungstheke
AuktionstischAnz. 2
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 40

Geschirr

TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Geldautomat
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6
Etikettendrucker
Drucker
ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LampenstativeAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
StuhlhussenAnz. 90
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
KlebestiftAnz. 4
BilderrahmenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 10
SchälchenAnz. 20
ZangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
TablettsAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EisbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Auktionsmaterial

LoskartenAnz. 80
GebotskartenAnz. 100
AuktionsnummernAnz. 100
StandetikettenAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12
Bargeldkasse
Geldzählkiste
UmschlägeAnz. 120
KassenbonsAnz. 150
VersandkartonsAnz. 30
GeschenkbandAnz. 4
PackpapierAnz. 6
LuftpolsterfolieAnz. 2
GewebeklebebandAnz. 4
ScherenAnz. 8
TaschenrechnerAnz. 4
OrdnerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Fotokamera
Stativ

Reinigung

MülleimerAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3
ToilettenpapierhalterAnz. 3

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 8
WarnschilderAnz. 4
Klebeband für KabelAnz. 4

Tipps

Registriere jeden Auktionsartikel einzeln und ergänze ein Foto, eine kurze Beschreibung sowie einen Startpreis. So lassen sich Losliste und Übergabe am Veranstaltungstag schneller prüfen.
Lege die Zahlungsart spätestens zwei Wochen vor der Auktion fest und teste Laptops, Tablets, Drucker, Etikettendrucker sowie Geldautomat oder andere Zahlungsgeräte am Vortag.
Teile die Freiwilligen mindestens 7 Tage vorher ein: Registrierung, Artikelabholung, Auktionstisch, Zahlungsabwicklung und Ausgabe der ersteigerten Gegenstände brauchen getrennte Zuständigkeiten.
Erstelle Ablaufplan und Grundriss spätestens eine Woche vorher. Markiere Registrierungstheke, Auktionstisch, Sitzplätze, Catering, Technik und den Bereich für sicher gelagerte Auktionsartikel.
Sammle Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle das Catering erst danach. Halte außerdem Ersatzbatterien, Ladekabel, Verlängerungskabel und zusätzliche Beleuchtung für den Veranstaltungstag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizauktion planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Ort, Spendenziel, Sponsoren, Auktionsartikel, Catering, Technik und Helfer verbindlich organisieren.
Wie viele Auktionsartikel braucht man für eine Benefizauktion?: Eine feste Zahl gibt es nicht, aber jeder Artikel sollte einzeln registriert und mit Startpreis erfasst werden. Plane für die Losliste ausreichend Zeit ein und schließe die Sammlung spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Auktion ab.
Wann sollte man die Einladungen zur Benefizauktion verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr 7 bis 10 Tagen vor der Veranstaltung, damit Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche eingeplant werden können.
Was muss am Tag vor der Benefizauktion geprüft werden?: Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptops, Tablets, Drucker und Zahlungsgeräte am Vortag. Lege Bietkarten, Parzellenkarten, Formulare, Beschilderung und Ersatzbatterien anschließend an den vorgesehenen Stellen bereit.

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