Checklist para organizar una subasta benéfica
Una subasta benéfica necesita más que reunir objetos y encontrar un subastador. Hay que fijar un objetivo de recaudación, registrar cada lote, preparar los pagos y coordinar a las personas que harán posible la jornada. Empieza por la fecha, el lugar y las condiciones de la subasta; después pasa a donantes, promoción, inscripciones y logística. Esta checklist reúne 77 tareas y 91 elementos para que no llegues tarde con los lotes, las tarjetas de puja o el equipo de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y lugar de la subasta
Establecer la causa benéfica y el objetivo de recaudación
2 personas
Elaborar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
Contratar al subastador
Coordinar la música y la técnica
2 personas
Contactar con patrocinadores y donantes
3 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
Hacer la lista de lotes y los precios de salida
2 personas
Establecer el método de pago
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción online
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
Hacer formularios de pago y registro
2 personas
Imprimir tarjetas de lote y de puja
2 personas
Diseñar la señalización
Recoger los artículos de la subasta
3 personas
Guardar de forma segura los artículos de la subasta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar los lotes
2 personas
Dejar listo el efectivo y el cambio
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las mesas de subasta
3 personas
Colocar las tarjetas de lotes
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir los números de puja
2 personas
Explicar los artículos de la subasta
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar pujas
2 personas
Abrir la subasta
2 personas
Subastar lotes
3 personas
Comprobar las pujas
2 personas
Registrar los lotes vendidos
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Asegurar temporalmente el importe de la subasta
2 personas
Informar a los ganadores
2 personas
Gestionar los pagos
3 personas
Coordinar la entrega de los artículos de la subasta
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Seguimiento
Contar el importe de la subasta
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar llaves y acceso
Devolver los materiales de alquiler
2 personas
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Enviar comprobante de pago a los donantes
2 personas
Confirmar las citas de recogida de los ganadores
2 personas
Archivar la administración de la subasta
Publicar el mensaje de agradecimiento
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mostrador de registro
- Mesa de subastacant. 2
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 40
Vajilla
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 90
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Cajero automático
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Impresora de etiquetas
- Impresora
- Baterías de repuestocant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
- Soportes para lámparascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Fundas para sillascant. 90
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Señales de orientacióncant. 8
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Masilla adhesivacant. 4
- Marcos de fotoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cuencoscant. 20
- Pinzascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Bandejascant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
Catering
- Compras
Material de subasta
- Cartas de lotecant. 80
- Tarjetas de pujacant. 100
- Números de pujacant. 100
- Pegatinas de lotescant. 100
- Tableros con pinzacant. 12
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bloc de notascant. 12
- Caja para efectivo
- Caja para contar dinero
- Sobrescant. 120
- Reciboscant. 150
- Cajas de envíocant. 30
- Cinta de regalocant. 4
- Papel de regalocant. 6
- Plástico de burbujascant. 2
- Cinta americanacant. 4
- Tijerascant. 8
- Calculadorascant. 4
- Carpetas archivadorascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cámara de fotos
- Trípode
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 3
- Portarrollos de papel higiénicocant. 3
Seguridad
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Señales de advertenciacant. 4
- Cinta adhesiva para cablescant. 4
Consejos
- Cierra la recepción de donaciones al menos 7 días antes. Registra cada artículo con una descripción, fotografías, precio de salida y responsable, y guárdalo en un lugar seguro hasta el evento.
- Define el método de pago antes de abrir las inscripciones y prepara formularios de registro y pago. Haz una prueba con el portátil, las tablets, la impresora y los cables de carga como mínimo 48 horas antes.
- Calcula la distribución del espacio con tiempo: reserva una mesa de registro, una mesa de subasta y sitio visible para las tarjetas de lote. Deja pasillos despejados y coloca la señalización antes de que lleguen los invitados.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y un horario escrito. Como referencia, designa una persona para el registro, otra para los pagos y otra para apoyar al subastador durante cada turno de la subasta.
- Confirma el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Comprueba también que haya vajilla, vasos de agua, copas, cubiertos y tazas de café para el número final de asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta benéfica?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, la causa y el objetivo de recaudación. Reserva al subastador y contacta con patrocinadores y donantes durante las dos primeras semanas.
- ¿Cuándo deben estar listos los lotes de una subasta benéfica?
- Procura tener todos los artículos reunidos y registrados al menos 7 días antes. Las fotografías, la lista de lotes, los precios de salida y las tarjetas de puja deberían estar terminados 3 días antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta benéfica?
- Para un evento pequeño, planifica como mínimo 1 voluntario para el registro, 1 para los pagos y 1 para apoyar la sala y los lotes. Añade una persona por cada función adicional que no pueda cubrir el equipo organizador.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y los pagos?
- Haz una prueba completa de micrófonos, equipo de sonido, iluminación y conexiones entre 24 y 48 horas antes. Repite una comprobación rápida 2 horas antes de abrir el registro y ten baterías y cables de repuesto a mano.
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