Boodschappenlijst voor een benefietveiling

Voor een benefietveiling heb je meer nodig dan alleen veilingitems en een tafel. Denk aan techniek voor de veilingmeester, betaalmiddelen voor de afrekening en servies voor buffet of diner. Gebruik de lijst hieronder om boodschappen, gehuurde spullen en materiaal van vrijwilligers bij elkaar te brengen. Controleer vooral vooraf of je genoeg microfoons, stroompunten, glazen en koelruimte hebt voor het verwachte aantal gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlichtslingersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Menukaartenaantal 120
Veilingbordjesaantal 120
Lotnummersaantal 80
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Fotolijstenaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 12 stuks
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Miniwraps - 120 stuks
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Rucola - 8 zakken
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Aardbeien - 4 kilo
- Olijven - 6 potten
- Notenmix - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 6 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 kilo
- Peper - 250 gram
- Olijfolie - 2 flessen
- Boter - 1 kilo
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Chocolade - 3 kilo
- Papieren rietjes - 150 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Dieetkoekjes - 4 pakken
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Veganistische spreads - 4 kuipjes

Tips

Tel per gast minimaal één dinerbord, één dessertbord, één glas en één set bestek als er een maaltijd en dessert worden geserveerd. Plan bij een borrel extra glazen: ongeveer twee per persoon voor het eerste uur.
Test de draadloze microfoons, luidsprekers, laptop en het presentatiescherm uiterlijk op de dag vóór de veiling. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; die ontbreken vaak op de plek waar de techniek uiteindelijk komt te staan.
Regel voor de afrekening minstens één pinapparaat en houd rekenmachines achter de hand. Wijs vooraf één of twee vrijwilligers aan die biedingen, betalingen en eventuele gegevens van winnaars controleren.
Bewaar koelproducten pas op de veilinglocatie in koelboxen of een andere gekoelde ruimte. Breng deze producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf, zodat ze niet onnodig lang buiten de koeling staan.
Leg tafelkleden, servettenhouders, menukaarten en verlichting niet pas na het opbouwen van de veiling klaar. Reserveer vooraf een aparte tafel voor catalogus, betaalinformatie en het ophalen van gewonnen items.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een benefietveiling?: Reken bij een borrel op ongeveer twee glazen per gast voor het eerste uur. Bij een diner kun je daarnaast per gast een extra glas voor water of wijn plannen.
Welke techniek heb ik nodig voor een benefietveiling?: Voor de veiling heb je minimaal een draadloze microfoon, luidsprekers, een microfoonstatief en voldoende stroomaansluitingen nodig. Gebruik een laptop en presentatiescherm als je veilingitems of een catalogus projecteert; test alles uiterlijk één dag vooraf.
Hoeveel stoelen en tafels moet ik regelen?: Regel één stoel per aangemelde gast en houd enkele extra stoelen achter de hand. Voorzie naast de gastentafels minstens één buffettafel en één aparte tafel voor registratie, betaling of het uitgeven van gewonnen items.
Wanneer moet ik de veilingitems en boodschappen klaarzetten?: Controleer de veilingitems en de boodschappenlijst uiterlijk één dag vóór de veiling. Haal gekoelde producten pas op de dag zelf of bewaar ze direct in koelboxen; controleer de items opnieuw vóór de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.