Einkaufsliste für eine Benefizauktion

Für eine Benefizauktion brauchst du mehr als Auktionsartikel und ein Buffet. Neben Tellern, Gläsern und Besteck müssen vor allem Mikrofontechnik, Präsentationsmöglichkeit und die Abwicklung der Zahlungen funktionieren. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Gäste und halte Ersatz für stark genutzte Dinge bereit. Kühlprodukte, Auktionsartikel und Technik sollten spätestens am Vortag geprüft und vollständig am Veranstaltungsort sein.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Präsentationsbildschirm
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 3

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 10
LED-LichterkettenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
SpeisekartenAnz. 120
AuktionsschilderAnz. 120
LosnummernAnz. 80
Wegweiser-SchilderAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
BilderrahmenAnz. 20
PräsentationsständerAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
SchälchenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 12 Stück
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Miniwraps - 120 Stück
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Gurke - 12 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rucola - 8 Beutel
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Oliven - 6 Gläser
- Nussmix - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Butter - 1 Kilo
- Butterkekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Schokolade - 3 Kilo
- Papierspitzen - 150 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Diätkekse - 4 Packungen
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Vegane Aufstriche - 4 Becher

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Glas, eine Tasse sowie je ein Messer, eine Gabel und einen Löffel ein. Bei mehr als 50 Gästen sind zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatz bei Geschirr und Gläsern sinnvoll.
Für die Auktion brauchst du mindestens ein Funkmikrofon, einen Lautsprecher, einen Mikrofonständer und ein Verlängerungskabel. Teste die Tonanlage spätestens zwei Stunden vor Einlass und halte ein zweites Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Stelle für die Präsentation der Auktionsartikel einen Laptop und einen Präsentationsbildschirm bereit. Prüfe am Veranstaltungstag jede Bilddatei und lege den Auktionskatalog zusätzlich ausgedruckt am Auktionstisch aus.
Plane einen Kartenterminal und einen Taschenrechner für die Zahlungsabwicklung ein. Lade das Terminal am Vorabend vollständig und kläre vor dem Einlass, wie Barzahlungen, Quittungen und offene Beträge erfasst werden.
Kühlprodukte gehören in Kühlboxen, bis sie serviert werden. Stelle Buffetische, Tischdecken, Serviettenhalter und Speisekarten vor dem Einlass auf; für die Dekoration reichen meist ein bis zwei Blumenarrangements pro Buffetisch.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für eine Benefizauktion?: Rechne mit einem Glas pro angemeldeter Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 60 Gästen sind das mindestens 66 Gläser, damit Bruch oder Nachschub kein Problem wird.
Welche Technik brauche ich für eine Benefizauktion?: Mindestens ein Funkmikrofon, einen Lautsprecher, einen Mikrofonständer, einen Laptop und einen Präsentationsbildschirm. Teste die komplette Technik spätestens zwei Stunden vor Beginn und lege Verlängerungskabel bereit.
Wann sollte ich die Sachen für die Benefizauktion einkaufen?: Trockenware, Geschirr und Dekoration kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Kühlprodukte kaufst du möglichst am Vortag und lagerst sie bis zum Aufbau in Kühlboxen.
Was brauche ich für die Bezahlung bei einer Benefizauktion?: Plane ein Kartenterminal und einen Taschenrechner ein und lade das Terminal am Vorabend. Lege außerdem fest, wer die Zahlungen erfasst und wie Quittungen oder offene Beträge dokumentiert werden.

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