Qué necesitas para organizar una subasta benéfica

Una subasta benéfica necesita más que artículos donados y un subastador. Esta lista reúne lo que debes comprar o llevar para recibir a los asistentes, presentar los lotes y gestionar las pujas sin interrupciones. Prepara por separado el material de mesa, el equipo de sonido, la identificación de los artículos y los suministros para conservar la comida y las bebidas. Calcula las cantidades según el número de invitados y añade un pequeño margen para roturas, derrames o asistentes de última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquina de sellado
Calculadorascant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Arreglos floralescant. 12
Cartas del menúcant. 120
Carteles de subastacant. 120
Números de lotecant. 80
Señales de orientacióncant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Marcos de fotoscant. 20
Soportes de presentacióncant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Papeleracant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 12 unidades
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Miniwraps - 120 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Pollo ahumado - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Pepino - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimiento morrón - 2 kilos
- Rúcula - 8 bolsas
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Fresas - 4 kilos
- Aceitunas - 6 tarros
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 250 gramos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Mantequilla - 1 kilo
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Chocolate - 3 kilos
- Pajitas de papel - 150 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Galletas para dieta - 4 paquetes
- Pan sin gluten - 4 barras
- Untables veganos - 4 tarrinas

Consejos

Calcula la vajilla para todas las personas invitadas y añade un 10 %: platos de cena, platos de postre, vasos, tazas, cuchillos, tenedores y cucharas. Las cucharas para servir y los cucharones se necesitan aparte, porque no sustituyen a los cubiertos de los asistentes.
Prepara el sonido con al menos 2 micrófonos inalámbricos, altavoces, soportes, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa 60 minutos antes de abrir las puertas y lleva el portátil y la pantalla de presentación con los lotes cargados.
Para cada artículo de la subasta, prepara una ficha con número, descripción, fotografía y precio de salida. Imprime un catálogo adicional por cada 10 asistentes y ten etiquetas o tarjetas de lote de repuesto para corregir cambios de última hora.
Si sirves comida o bebidas, reserva espacio en las mesas de buffet y conserva los productos refrigerados en neveras portátiles hasta el momento de servirlos. Coloca las cartas del menú y los porta-servilletas antes de que llegue el público, no durante la recepción.
Lleva al menos 2 calculadoras y material para registrar las pujas y los pagos. Comprueba cada artículo recogido el mismo día y guarda la máquina de sellado, sobres o bolsas de entrega junto a la zona de salida para evitar que los lotes pagados se mezclen.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una subasta benéfica?: Calcula un juego completo por invitado y añade un 10 % de reserva. Para 50 personas, prepara al menos 55 platos de cena, 55 platos de postre, 55 vasos y 55 juegos de cubiertos, además de tazas de café si las vas a servir.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una subasta?: Lleva 2 micrófonos inalámbricos como mínimo: uno para el subastador y otro de reserva o para la persona que presenta la organización benéfica. Prueba ambos con los altavoces al menos 60 minutos antes del comienzo.
¿Cuándo debo preparar el catálogo de la subasta?: Cierra el catálogo entre 3 y 7 días antes, cuando ya estén confirmados los artículos, sus fotografías y los precios de salida. Imprime un ejemplar por cada 10 asistentes y conserva copias digitales para corregir cambios de última hora.
¿Cuántas calculadoras y materiales de registro necesito?: Ten 2 calculadoras como mínimo y prepara un sistema de registro para cada mesa de cobro o entrega. Reúne etiquetas, bolígrafos y sobres al menos 1 día antes, y comprueba los números de lote contra los artículos antes de abrir.

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