Benefietrommelmarkt organiseren: checklist
Een benefietrommelmarkt vraagt om meer dan tafels en tweedehands spullen. Je regelt tegelijk de opbrengst voor het goede doel, de verkopers, vrijwilligers, betalingen en praktische zaken op locatie. Begin met datum, locatie en vergunningseisen en werk daarna naar aanmeldingen, indeling en promotie toe. In de laatste week controleer je onder meer stroom, afval, wisselgeld, weersverwachting en de route voor bezoekers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningseisen controleren
Reservering bij locatie maken
Doel van de benefiet vastleggen
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Kraamhuur bevestigen
Afvalverwerking afspreken
Stroompunten controleren
2 personen
Betaalmogelijkheden bepalen
2 personen
Wisselgeld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Route- en parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Contant geld ophalen
2 personen
Etiketten en prijskaartjes maken
2 personen
Infoborden voorbereiden
2 personen
Donatiebox verzegelen
2 personen
Voorraad sorteren
4 personen
Kledingrekken vullen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kramen nummeren
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar kraam wijzen
3 personen
Kramen inrichten
6 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Donatiebox plaatsen
2 personen
Entree- en routeborden plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Catering bemannen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Prijskaartjes aanvullen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Verkopers laten uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Tafels afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Overgebleven spullen sorteren
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Contante opbrengst storten
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Verkopers bedanken
2 personen
Opbrengst publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 24
- Biertafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 40
- Kledingrekkenaantal 8
- Statafelsaantal 6
- Krukkenaantal 12
- Kraamnummerhoudersaantal 24
- Opbergkrattenaantal 30
- Kledinghangersaantal 120
Apparatuur
- Geldkassa
- Pinapparaat
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Megafon
- Zaklampenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Tafelkledenaantal 24
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Plantenbakkenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Suikerkommenaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplateausaantal 8
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Afwasteilenaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Betaling
- Donatiebox
- Geldkistjesaantal 3
- Wisselgeldbakjesaantal 3
Administratie
- Verkoperslijstenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 24
- Markeerstiftenaantal 12
- Prijsstickersaantal 1000
- Plakbandrollenaantal 12
- Schrijfblokkenaantal 6
Communicatie
- Routebordenaantal 10
- Infobordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Postersaantal 30
- Kraamlabelsaantal 30
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 8
- Afzetlintrollenaantal 4
- Stevige haringenaantal 32
- Sjorbandenaantal 16
- Zaklampbatterijenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de verkopersvoorwaarden vast vóór je het aanmeldformulier verstuurt. Vermeld daarin onder meer de kraamhuur, wat verkopers zelf meenemen en hoe de opbrengst aan het goede doel wordt gekoppeld.
- Maak de verkopersindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer per verkoper een vaste plek en houd ruimte vrij voor looproutes, kledingrekken, opbergkratten en eventuele partytenten.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Zorg minimaal voor bezetting bij opbouw, informatie of betalingen, koffie en toezicht tijdens het afsluiten.
- Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf alle betaalmogelijkheden. Regel een geldkassa, pinapparaat en voldoende wisselgeld; haal contant geld niet pas op de ochtend zelf op.
- Doe de laatste locatiecontrole in de week voor de markt. Test stroompunten met verlengkabels en stekkerdozen, spreek afvalverwerking af en leg verlichting, zaklampen of batterijlampen klaar als de opbouw vroeg begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietrommelmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je doel, datum, locatie en vergunningseisen vast; daarna volgen verkopers, vrijwilligers en promotie.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietrommelmarkt?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke taak tegelijk: opbouw, informatie, betalingen en toezicht. Voor een kleine markt zijn vaak 6 tot 10 vrijwilligers nodig, verdeeld over diensten van 2 tot 3 uur.
- Wat moet ik regelen voor betalingen op een benefietrommelmarkt?
- Bepaal uiterlijk 1 week vooraf of je contant, met pin of met beide werkt. Leg een geldkassa, pinapparaat en wisselgeld klaar en spreek af wie het contante geld ophaalt en controleert.
- Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een benefietrommelmarkt?
- Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de markt. Beslis dan of je partytenten, extra tafels, verlichting of een aangepaste indeling nodig hebt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!