Benefiz-Flohmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Benefiz-Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Verkäufer. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und das Spendenziel, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Verkäuferbedingungen, Helferplan, Standaufteilung, Zahlungswege und die Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung und zeigt, was am Veranstaltungstag oft zu spät bedacht wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Reservierung bei der Location vornehmen
Ziel der Benefizveranstaltung festlegen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beitrag posten
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferaufstellung erstellen
2 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Standmiete bestätigen
Abfallentsorgung absprechen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Zahlungsmöglichkeiten festlegen
2 Personen
Wechselgeld bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Bargeld abholen
2 Personen
Etiketten und Preisschilder erstellen
2 Personen
Infoschilder vorbereiten
2 Personen
Spendenbox versiegeln
2 Personen
Vorräte sortieren
4 Personen
Kleiderständer befüllen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zum Stand weisen
3 Personen
Stände einrichten
6 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Spendenbox aufstellen
2 Personen
Einlass- und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Catering besetzen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Preisschilder auffüllen
Verkäufer unterstützen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Verkäufer auschecken lassen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tische abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Übrig gebliebene Sachen sortieren
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Barerlös einzahlen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Verkäufern danken
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 24
BiertischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 8
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 12
StandnummernhalterAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 30
KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

Geldkasse
Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Megafon
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
TischdeckenAnz. 24
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
PflanzkübelAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ZuckerschalenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
SpülwannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Zahlung

Spendenbox
GeldkassettenAnz. 3
WechselgeldkassenAnz. 3

Verwaltung

VerkäuferlistenAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 24
MarkerAnz. 12
PreisetikettenAnz. 1000
KlebebandrollenAnz. 12
SchreibblöckeAnz. 6

Kommunikation

WegweiserAnz. 10
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
PosterAnz. 30
StandetikettenAnz. 30

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
Absperrbänder-RollenAnz. 4
Stabile HeringeAnz. 32
SpanngurteAnz. 16
TaschenlampenbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und die Reservierung der Location mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Abfallentsorgung sowie Zufahrt und Parkmöglichkeiten.
Lege die Verkäuferbedingungen vor dem Versand der Einladungen fest: Standgröße, Standmiete, Aufbauzeit, erlaubte Waren und die Regelung für nicht verkaufte Gegenstände.
Plane pro 10 Verkäufer mindestens eine eingeteilte Ansprechperson für Aufbau und Ablauf ein. Erstelle den Helferplan spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt und teile feste Schichten zu.
Bereite Zahlungen getrennt vor: eine Geldkasse mit ausreichend Wechselgeld und ein Kartenterminal. Hole Bargeld erst kurz vor Beginn ab und bewahre Einnahmen nicht offen am Stand auf.
Warte nicht bis zum Veranstaltungsmorgen mit Wetter- und Beleuchtungsfragen. Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und stelle bei frühem Aufbau Taschenlampen, LED- oder Batterielampen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefiz-Flohmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Genehmigungen, Verkäuferanmeldungen, Helfer und Ausstattung noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie viele Helfer braucht ein Benefiz-Flohmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro 10 Verkäufer plus Helfer für Kasse, Aufbau und Abbau ein. Bei 30 Verkäufern solltest du daher mit mindestens 5 bis 6 Personen gleichzeitig rechnen.
Wann sollte man die Verkäufer für den Benefiz-Flohmarkt anmelden lassen?: Öffne die Anmeldung etwa 4 bis 5 Wochen vor dem Termin und setze eine Frist 7 bis 10 Tage vorher. So bleibt Zeit für die Verkäuferaufstellung, Standnummern und Rückfragen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Benefiz-Flohmarkt?: Plane für eine kleine Veranstaltung mindestens 100 bis 150 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein. Der genaue Betrag hängt von der Verkäuferzahl und davon ab, ob die Einnahmen zentral oder an einzelnen Ständen abgewickelt werden.

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