Zo organiseer je een benefietrommelmarkt

Begin met het doel van de benefiet, de datum en de locatie. Controleer daarna direct de vergunningseisen, reserveer de ruimte en leg vast wat verkopers wel en niet mogen aanbieden. Werk vervolgens de aanmeldingen, kraamindeling en het vrijwilligersrooster uit. Regel vóór de laatste week de betaalmogelijkheden, tafels, stoelen, stroom en afvalverwerking. Zo voorkom je dat op de dag zelf verkopers wachten op een plek, contant geld ontbreekt of verlengkabels niet lang genoeg zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningseisen controleren
3
Reservering bij locatie maken
4
Doel van de benefiet vastleggen
2 personen
5
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediabericht plaatsen
9
Promotieposters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Verkopersindeling maken
2 personen
13
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
14
Kraamhuur bevestigen
15
Afvalverwerking afspreken
16
Stroompunten controleren
2 personen
17
Betaalmogelijkheden bepalen
2 personen
18
Wisselgeld bestellen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen reserveren
21
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
22
Route- en parkeerinformatie delen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Contant geld ophalen
2 personen
26
Etiketten en prijskaartjes maken
2 personen
27
Infoborden voorbereiden
2 personen
28
Donatiebox verzegelen
2 personen
29
Voorraad sorteren
4 personen
30
Kledingrekken vullen
2 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Materialen naar locatie brengen
4 personen

Event

33
Locatie openen
2 personen
34
Terrein controleren
2 personen
35
Partytenten opbouwen
6 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Kramen nummeren
2 personen
38
Verkopers ontvangen
3 personen
39
Verkopers naar kraam wijzen
3 personen
40
Kramen inrichten
6 personen
41
Catering klaarzetten
3 personen
42
Kassa inrichten
2 personen
43
Donatiebox plaatsen
2 personen
44
Entree- en routeborden plaatsen
2 personen
45
Dranken koud zetten
2 personen
46
Hapjes voorbereiden
3 personen
47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Kassa bemannen
2 personen
49
Catering bemannen
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Prijskaartjes aanvullen
56
Verkopers ondersteunen
2 personen
57
Donaties registreren
2 personen
58
Laatste verkoopronde aankondigen
59
Verkopers laten uitchecken
3 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Tafels afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
6 personen
64
Overgebleven spullen sorteren
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Materialen inpakken
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Contante opbrengst storten
2 personen
71
Donatiebedrag overmaken
2 personen
72
Verkopers bedanken
2 personen
73
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Biertafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Kraamnummerhoudersaantal 24
Opbergkrattenaantal 30
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Geldkassa
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Megafon
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plantenbakkenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Afwasteilenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Betaling

Donatiebox
Geldkistjesaantal 3
Wisselgeldbakjesaantal 3

Administratie

Verkoperslijstenaantal 30
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 24
Markeerstiftenaantal 12
Prijsstickersaantal 1000
Plakbandrollenaantal 12
Schrijfblokkenaantal 6

Communicatie

Routebordenaantal 10
Infobordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Postersaantal 30
Kraamlabelsaantal 30

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Afzetlintrollenaantal 4
Stevige haringenaantal 32
Sjorbandenaantal 16
Zaklampbatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunningseisen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Houd voor de definitieve locatie en reservering minimaal 6 weken ruimte aan, omdat voorwaarden voor verkoop, eten en bezoekersstromen kunnen verschillen.
Sluit de verkopersinschrijving 1 tot 2 weken voor de markt. Verwerk daarna de aanmeldingen, bevestig de kraamhuur en maak een indeling met kraamnummerhouders, zodat iedere verkoper bij aankomst meteen weet waar hij staat.
Maak één vrijwilligersrooster met aparte rollen voor opbouw, ontvangst, betaalpunt, koffie en opruimen. Plan minstens 30 minuten overlap tussen diensten; zo hoef je tijdens een wissel niet tegelijk geld te tellen en bezoekers te helpen.
Test het betaalpunt vóór de opening met zowel het pinapparaat als de geldkassa. Haal het contante geld en wisselgeld uiterlijk de dag ervoor op en spreek af wie het geld tijdens de markt beheert.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra verlichting of batterijlampen nodig zijn. Leg verlengkabels en stekkerdozen alleen aan als de stroompunten vooraf zijn gecontroleerd en kabels geen looproutes kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietrommelmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, locatie, vergunningseisen en het benefietdoel. Gebruik de laatste 2 weken voor de verkopersindeling, het vrijwilligersrooster, betalingen en de boodschappen.
Heb je een vergunning nodig voor een benefietrommelmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en opzet van de markt. Controleer de eisen zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 weken voor het evenement, en vraag zo nodig toestemming aan.
Wanneer sluit je de inschrijving voor verkopers?: Sluit de aanmelding 1 tot 2 weken voor de markt. Daarna kun je het aantal tafels, kledingrekken en kraamnummers vastleggen en iedere verkoper route- en parkeerinformatie sturen.
Hoe regel je betalingen op een benefietrommelmarkt?: Bepaal uiterlijk 2 weken vooraf of je contant, met pin of met beide betaalmethoden werkt. Regel het pinapparaat en de geldkassa en haal contant geld en wisselgeld uiterlijk 1 dag voor de markt op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.