Checklist para organizar un mercadillo benéfico

Un mercadillo benéfico necesita más coordinación que una simple venta de segunda mano: hay que cuadrar permisos, vendedores, voluntarios, puestos y cobros. Empieza confirmando la fecha y el recinto, y define cuánto quieres recaudar antes de abrir las inscripciones. Después, organiza la distribución de mesas, los turnos y la comunicación para que cada participante sepa dónde ir y qué llevar. Esta checklist reúne las 73 tareas y los 73 artículos del plan, en el orden en que conviene prepararlos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Hacer la reserva en el recinto
Definir el objetivo de la recaudación
2 personas
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de vendedores
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Confirmar el alquiler del puesto
Acordar la gestión de residuos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Determinar las opciones de pago
2 personas
Pedir cambio
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Reservar mesas y sillas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger efectivo
2 personas
Hacer etiquetas y carteles de precios
2 personas
Preparar los paneles informativos
2 personas
Sellar la caja de donaciones
2 personas
Clasificar el inventario
4 personas
Llenar los percheros
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores el puesto
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Colocar la caja de donaciones
2 personas
Colocar carteles de entrada y del recorrido
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Atender el catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reponer los carteles de precios
Apoyar a los vendedores
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Hacer el check-out de los vendedores
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar las mesas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Clasificar los artículos sobrantes
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Ingresar la recaudación en efectivo
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Agradecer a los vendedores
2 personas
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 40
Percheroscant. 8
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 12
Porta-números para puestoscant. 24
Cajas de almacenamientocant. 30
Perchascant. 120

Equipo

Caja de efectivo
Máquina de sellado
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Megáfono
Linternascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Mantelescant. 24
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Jardinerascant. 6
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cubetas para lavarcant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Pago

Caja de donaciones
Cajas de caudalescant. 3
Cajitas para cambiocant. 3

Administración

Listas de vendedorescant. 30
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Rotuladores fosforescentescant. 12
Etiquetas de preciocant. 1000
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bloc de notascant. 6

Comunicación

Señales de rutacant. 10
Carteles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cartelescant. 30
Etiquetas para puestoscant. 30

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Rollos de cinta de balizamientocant. 4
Estacas resistentescant. 32
Cinchas de amarrecant. 16
Pilas para linternacant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el recinto y los permisos: intenta tener la reserva confirmada al menos 6 semanas antes para no imprimir carteles ni enviar invitaciones con información provisional.
Define por escrito las condiciones de los vendedores antes de abrir el formulario: indica el precio o alquiler del puesto, el horario de montaje, los productos permitidos y la fecha límite de inscripción.
Prepara la distribución de los puestos cuando termine el plazo de inscripción y numera cada mesa. Deja un plano visible y reserva espacio para voluntarios, cobros, residuos y zonas de paso.
Haz los turnos de voluntariado con bloques de 2 a 3 horas y confirma quién se ocupa de abrir, cobrar, atender las bebidas, recoger residuos y cerrar. Envía el horario y la información de aparcamiento y rutas varios días antes.
No dejes el dinero para el último momento: consigue cambio, comprueba la caja y decide con antelación qué pagos aceptarás. Revisa también electricidad, alargadores, iluminación y el pronóstico del tiempo durante la semana del mercadillo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo benéfico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, comprobar los permisos, captar vendedores y voluntarios, imprimir carteles y cerrar la distribución de los puestos.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de los vendedores?: Abre el formulario unas 4 o 5 semanas antes y fija una fecha límite al menos 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para ordenar los puestos, confirmar alquileres y enviar las instrucciones finales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo benéfico?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, más 2 personas para caja y coordinación. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir montaje, atención durante el mercadillo y desmontaje sin dejar zonas sin supervisión.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercadillo?: El día anterior confirma el pronóstico, los turnos, la llegada de vendedores y el acceso al recinto. Deja lista la caja con cambio, comprueba mesas, sillas, electricidad y cartelería, y separa el material por zonas para reducir el montaje de la mañana.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.