Checklist voor een goed georganiseerde benefietquiz
Een benefietquiz vraagt meer voorbereiding dan alleen vragen bedenken. Je regelt tegelijk een zaal, een goed doel, teams, nakijkwerk, techniek, prijzen en inkomsten voor de actie. Begin ongeveer acht weken vooraf met de locatie, datum en quizpresentator; daarna werk je toe naar inschrijvingen, teamindeling en een technische test. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat tiebreakvragen, dieetwensen of kabels pas op de avond zelf aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Goede doel selecteren
2 personen
Quizrondes en thema's bepalen
3 personen
Quizvragen schrijven
3 personen
Antwoorden en puntentelling controleren
2 personen
Tiebreakvragen voorbereiden
2 personen
Quizpresentator vastleggen
Jury en nakijkteam vastleggen
Prijzen voor winnaars regelen
2 personen
Sponsoren en donateurs benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams en tafelindeling maken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Quizbestanden afdrukken
2 personen
Presentatie en muziek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Techniek en presentatie opbouwen
2 personen
Quiztafels nummeren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Catering en bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Inschrijving en betalingen inrichten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstwoord en speluitleg geven
Quizrondes begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en pauzedrank serveren
3 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaars bekendmaken en prijzen uitreiken
2 personen
Donatieopbrengst bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
Bedankbericht versturen
Uitslagen en foto's delen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Draadloze microfoonaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelaantal 2
- Powerbanksaantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 8
- Tafelnummersaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Quizmateriaal
- Antwoordformulierenaantal 120
- Pennenaantal 80
- Reservepennenaantal 20
- Presentatie-afstandsbediening
- Rekenmachinesaantal 6
- Scorebladenaantal 20
- Quizvragenboekjesaantal 10
Administratie
- Deelnemerslijstaantal 2
- Contantgeldkistje
- Pinapparaat
- Naamstickersaantal 70
- Inschrijfformulierenaantal 70
- Informatiemappen goede doelaantal 60
- Kleingeld
Communicatie
- Programmabordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 6
- Aankondigingsposteraantal 4
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 2
- Vloertrekker
- Bezem en blik
- Vuilnisbakkenaantal 6
Veiligheid
- Zaklampenaantal 2
- Batterijenaantal 12
Tips
- Leg uiterlijk acht weken vooraf de zaal, datum, het programma en het goede doel vast. Controleer meteen hoeveel tafels, stoelen en quizteams in de ruimte passen.
- Schrijf de quizvragen minimaal drie weken vooraf en laat alle antwoorden door minstens één andere persoon controleren. Maak ook reservevragen en tiebreakvragen voor een gelijke eindstand.
- Sluit de inschrijvingen ongeveer één week vooraf en verzamel dan de dieetwensen. Maak op basis daarvan de team- en tafelindeling en stuur iedere deelnemer een bevestiging.
- Test uiterlijk één dag vooraf de laptop, beamer, projectiescherm, speakers, draadloze microfoon en HDMI-kabel samen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een ontbrekende kabel is op locatie lastig te vervangen.
- Plan op de dag zelf minstens twee uur voor openen, tafels en stoelen opstellen, techniek bouwen, quiztafels nummeren en materialen klaarzetten. Leg prijzen, geprinte quizbestanden, antwoordbladen en nakijkmateriaal per ronde bij elkaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietquiz organiseren?
- Begin ongeveer acht weken vooraf met de locatie, datum, het goede doel en de presentator. Plan de inschrijvingen en promotie daarna, zodat je één week voor de quiz de teams en tafelindeling kunt maken.
- Hoeveel quizvragen heb je nodig voor een benefietquiz?
- Dat hangt af van het aantal rondes en de tijd per ronde. Reken voor een avond van ongeveer drie uur op meerdere rondes met pauze en leg daarnaast minstens 5 reservevragen en 2 tiebreakvragen klaar.
- Wanneer moet ik de teamindeling voor een benefietquiz maken?
- Maak de team- en tafelindeling ongeveer één week vooraf, zodra de inschrijvingen sluiten. Houd daarna nog ruimte voor late wijzigingen en zet de tafelnummers vóór de opening zichtbaar klaar.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een benefietquiz op te bouwen?
- Reserveer minimaal twee uur vóór de start voor tafels, stoelen, quiztafels, techniek, presentatie en materialen. Test beeld en geluid volledig voordat de deelnemers binnenkomen, niet pas tijdens de eerste ronde.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!