Checklist pour organiser une brocante de charité

Une brocante de charité demande de coordonner le lieu, les vendeurs, les bénévoles et la collecte de fonds dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, vérifier les autorisations et fixer les règles d’inscription. Prévoyez ensuite les stands, les tables, les paiements, les boissons et l’évacuation des déchets. Cette checklist regroupe 73 tâches et 73 éléments à prévoir, jusqu’au retrait de l’argent liquide et aux dernières vérifications avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Faire une réservation auprès du lieu
Définir l’objectif de la collecte de fonds
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les vendeurs
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Confirmer la location du stand
Convenir de l’évacuation des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir les moyens de paiement
2 personnes
Commander de la monnaie
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l’argent liquide
2 personnes
Créer les étiquettes et les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
Sceller la boîte de dons
2 personnes
Trier le stock
4 personnes
Remplir les portants à vêtements
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Indiquer le stand aux vendeurs
3 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la boîte à dons
2 personnes
Installer les panneaux d’entrée et d’itinéraire
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Assurer le service traiteur
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Réapprovisionner les étiquettes de prix
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Faire sortir les vendeurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les tables
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Trier le matériel restant
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Déposer les recettes en espèces
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Remercier les vendeurs
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 8
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Porte-numéros de standqté 24
Caisses de rangementqté 30
Cintresqté 120

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bacs à plantesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Paiement

Boîte de dons
Caisses à monnaieqté 3
Bacs à monnaieqté 3

Administration

Listes des vendeursqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Marqueursqté 12
Étiquettes de prixqté 1000
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Bloc-notesqté 6

Communication

Panneaux de directionqté 10
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Affichesqté 30
Étiquettes de standqté 30

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Piquets solidesqté 32
Sangles d'arrimageqté 16
Piles de lampe torcheqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez les conditions des vendeurs avant d’envoyer les invitations : tarif ou don demandé, dimensions du stand, horaires d’installation et objets refusés. Gardez ces informations dans le formulaire d’inscription pour éviter les échanges de dernière minute.
Réservez le mobilier dès que le nombre de vendeurs est connu. Pour chaque stand, confirmez séparément la table, les chaises, le portant éventuel et le porte-numéro ; les tables et les portants sont souvent les premiers éléments manquants.
Préparez les paiements au moins 7 jours avant la brocante. Décidez ce qui sera accepté, testez le terminal de paiement, commandez la monnaie et prévoyez une caisse ainsi qu’une solution de secours si le réseau tombe.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Réservez des personnes pour l’accueil, les inscriptions, les boissons, l’orientation, la surveillance de la caisse et le rangement, au lieu de compter sur les vendeurs.
Vérifiez la météo et le site la veille, puis transmettez l’itinéraire et les informations de stationnement. Si des tentes, des rallonges ou un éclairage sont nécessaires, confirmez leur emplacement et leur alimentation avant l’arrivée des premiers vendeurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante de charité ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et communiquer aux vendeurs les conditions d’inscription.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une brocante ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture, selon le nombre de stands. Les tables, chaises, tentes, numéros de stand, points de paiement et zones de collecte doivent être installés et vérifiés avant l’arrivée du public.
Combien de bénévoles faut-il pour une brocante de charité ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 pour la caisse ou les paiements, et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 20 vendeurs pour l’orientation et les imprévus.
Que faut-il prévoir pour les paiements lors d’une brocante de charité ?: Prévoyez une caisse, de la monnaie commandée plusieurs jours à l’avance et un terminal de paiement testé. Gardez aussi une procédure simple pour noter les ventes ou dons si la connexion ne fonctionne pas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.