Checklist voor een geslaagd benefietgala
Een benefietgala vraagt om meer voorbereiding dan een gewoon diner: naast gasten, catering en techniek moet ook de opbrengst centraal staan. Begin met het doelbedrag en de donatiemethode, werk daarna de gastenlijst, locatie en het programma uit. Reserveer catering en apparatuur ruim op tijd en verzamel veilingitems niet pas in de laatste week. Deze checklist bevat 75 taken en 66 benodigdheden, van uitnodigingen en tafelschikking tot betaalgegevens, veilingkaarten en warmhoudbakken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Locatiebezoek plannen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers vastleggen
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Veilingitems registreren
2 personen
Donatiemethode kiezen
2 personen
Betaalgegevens voorbereiden
2 personen
Programma laten drukken
Naambadges maken
2 personen
Tafelnummers maken
Veilingkaarten maken
2 personen
Donatiekaarten maken
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Veilingitems klaarzetten
2 personen
Event
Catering ontvangen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels dekken
5 personen
Buffet inrichten
3 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Gasten registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Programma aankondigen
Goede doel presenteren
2 personen
Diner uitserveren
6 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Veilingitems toelichten
2 personen
Veiling begeleiden
3 personen
Veilingbetalingen registreren
2 personen
Donaties inzamelen
2 personen
Donatiekaarten verwerken
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Slotwoord verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Veilingitems overdragen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
3 personen
Donatiebedragen administreren
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Opbrengst bekendmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Ronde tafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Veilingtafel
- Stoelenaantal 90
- Krukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Kleedjes voor tafelsaantal 14
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Champagneglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Dinerbestekaantal 120
- Dessertbestekaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen dessertaantal 8
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Inductieplatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Tangen en spatelsaantal 12
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Tafellopersaantal 10
- Bloemstukkenaantal 10
- Glazen windlichtenaantal 20
- LED-kaarsenaantal 30
- Slingersaantal 8
- Welkomstbord
- Menukaartstandaardsaantal 10
- Fotowand
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Donatieboxenaantal 4
- Veilinghamer
- Presentatiescherm
- Kassa of betaalterminalaantal 2
- Garderobenummersaantal 100
- Naambadgehoudersaantal 100
- Tafelnummersaantal 10
- Programmaboekjesaantal 100
- Veilingkaartenaantal 100
- Donatiekaartenaantal 100
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Tips
- Leg het doelbedrag en de verwachte kosten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je welk bedrag per gast of via de veiling nodig is en kun je de opbrengst tijdens de avond volgen.
- Plan het locatiebezoek uiterlijk 6 weken voor het gala. Controleer daar de plaats van de registratietafel, veilingtafel, buffettafels, ronde tafels en het beamerdoek, plus de beschikbare stroompunten.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor het gala door aan de cateraar. Houd daarnaast een aparte lijst bij voor vegetarische, veganistische en allergievrije maaltijden.
- Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en beamer minimaal 2 uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en wijs één persoon aan die tijdens het programma de techniek bedient.
- Zet veilingitems, veilingkaarten en donatiekaarten vóór de gasten binnenkomen op hun vaste plek. Registreer elk item met een korte omschrijving en controleer of de gekozen betaalgegevens zichtbaar en bruikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietgala organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met het doel, de gastenlijst, de locatie en de donatiemethode. Reserveer catering, sprekers en techniek bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de gala-avond.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietgala?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken van tevoren. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het gala, zodat je dieetwensen, tafelschikking en catering definitief kunt maken.
- Hoeveel veilingitems heb je nodig voor een benefietgala?
- Reken op ongeveer 1 veilingitem per 5 tot 8 gasten voor een overzichtelijke veiling. Registreer de items uiterlijk 3 weken vooraf en zet de veilingtafel, kaarten en omschrijvingen op de dag zelf klaar.
- Wanneer moet je de techniek voor een benefietgala testen?
- Doe de volledige test minimaal 2 uur voor aanvang, met de draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en het mengpaneel aangesloten. Controleer ook alle verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen voordat de gasten arriveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!