Checklist para organizar una gala benéfica sin olvidar nada
Una gala benéfica combina cena, programa, subasta y donaciones, así que los detalles deben avanzar en un orden claro. Empieza por fijar el objetivo económico y el número de invitados; después cierra el recinto, el catering y el programa. Las preferencias dietéticas, los datos de pago y los artículos de la subasta suelen llegar tarde si no asignas una fecha límite. Usa esta checklist para coordinar la preparación, el montaje y la recepción de los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Planificar visita al recinto
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Registrar el programa musical
2 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
Elegir método de donación
2 personas
Preparar datos de pago
2 personas
Imprimir el programa
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Crear números de mesa
Hacer tarjetas de subasta
2 personas
Crear tarjetas de donación
2 personas
Comprar decoración
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los artículos de la subasta
2 personas
Evento
Recibir el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Poner la mesa
5 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el buffet de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la decoración de luces
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Montar puntos de donación
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el programa
Presentar a la organización benéfica
2 personas
Servir la cena
6 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Explicar los artículos de la subasta
2 personas
Dirigir la subasta
3 personas
Registrar los pagos de la subasta
2 personas
Recoger donaciones
2 personas
Procesar las tarjetas de donación
2 personas
Servir el postre
4 personas
Servir café y té
3 personas
Preparar el discurso de clausura
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
4 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar el inventario
2 personas
Entregar los artículos de la subasta
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
3 personas
Registrar los importes de las donaciones
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Anunciar el resultado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas redondascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Mesa de subasta
- Sillascant. 90
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
- Manteles para mesascant. 14
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazones para sopacant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Copas de champáncant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Cubiertos de cenacant. 120
- Cubiertos para postrecant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Fuentes para postrescant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Placas de induccióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 8
- Pinzas y espátulascant. 12
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 10
- Faroles de vidriocant. 20
- Velas LEDcant. 30
- Guirnaldascant. 8
- Cartel de bienvenida
- Soportes para cartas del menúcant. 10
- Photowall
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Cajas de donacionescant. 4
- Martillo de subasta
- Pantalla de presentación
- Caja o terminal de pagocant. 2
- Números de guardarropacant. 100
- Portanombrescant. 100
- Números de mesacant. 10
- Programascant. 100
- Cartas de subastacant. 100
- Tarjetas de donacióncant. 100
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Envía las invitaciones entre 8 y 12 semanas antes y fija una fecha de confirmación al menos 3 semanas antes de la gala. Así podrás entregar al catering el número final y las preferencias dietéticas con tiempo.
- Programa una visita al recinto entre 4 y 6 semanas antes. Comprueba dónde caben las mesas redondas, la mesa de registro, la mesa de subasta, la pantalla y los altavoces, además de los enchufes y los cables.
- Cierra el programa y confirma a los ponentes al menos 3 semanas antes. Imprime los programas, prepara las tarjetas de identificación, los números de mesa y las tarjetas de donación cuando el contenido ya no vaya a cambiar.
- Registra cada artículo de la subasta con su descripción, valor orientativo y procedimiento de puja entre 2 y 3 semanas antes. Prepara los lotes y sus tarjetas el día anterior para no tener que clasificarlos durante el montaje.
- Define un único método de donación y comprueba los datos de pago 48 horas antes. Enfría las bebidas con antelación y verifica que haya copas de agua, vino y champán, además de vajilla y cubiertos para el número confirmado de comensales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala benéfica?
- Empieza entre 10 y 12 semanas antes. Ese plazo permite enviar invitaciones, gestionar inscripciones, reservar el catering, confirmar el programa y reunir los artículos de la subasta sin concentrarlo todo en la última semana.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados de una gala benéfica?
- Fija el cierre de confirmaciones entre 3 y 4 semanas antes del evento. Entrega entonces al catering el número definitivo y las preferencias dietéticas, y utiliza la misma cifra para organizar mesas, sillas, vajilla y tarjetas.
- ¿Cuándo se preparan las tarjetas y el programa de la gala?
- Prepara una versión final entre 7 y 10 días antes, cuando estén confirmados los ponentes y el programa musical. Imprime el material definitivo 2 o 3 días antes para evitar cambios de última hora y lleva algunas copias adicionales.
- ¿Cuándo hay que preparar la subasta benéfica?
- Reúne y registra los artículos entre 2 y 3 semanas antes, y prepara los lotes, las tarjetas de subasta y la mesa el día anterior. Comprueba también el método de puja y los datos de pago al menos 48 horas antes.
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