Checklist pour organiser un gala de bienfaisance

Un gala de bienfaisance demande de coordonner les invités, le repas, les prises de parole et la collecte de dons sans laisser les détails au dernier moment. Commencez par fixer l’objectif financier, puis avancez vers les inscriptions, le lieu, le programme et la logistique de la soirée. Prévoyez aussi le suivi des besoins alimentaires, des lots d’enchères et des paiements. Cette checklist regroupe 75 tâches et 66 fournitures pour organiser chaque étape dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Planifier la visite du lieu
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Conserver le programme musical
2 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Choisir le mode de don
2 personnes
Préparer les informations de paiement
2 personnes
Faire imprimer le programme
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des numéros de table
Créer les cartes de vente aux enchères
2 personnes
Créer des cartes de don
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les lots de la vente aux enchères
2 personnes

Événement

Réception du catering
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le programme
Présentation de l’association caritative
2 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Animer la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les paiements de la vente aux enchères
2 personnes
Collecter les dons
2 personnes
Traiter les cartes de don
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier le stock
2 personnes
Transférer les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
3 personnes
Gérer les montants des dons
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de vente aux enchères
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappes de tableqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Tasses à caféqté 100
Couverts de dînerqté 120
Couverts à dessertqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour dessertqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces et spatulesqté 12
Verres doseursqté 2

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 10
Photophores en verreqté 20
Bougies LEDqté 30
Guirlandesqté 8
Panneau d’accueil
Présentoirs de menuqté 10
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Boîtes à donsqté 4
Marteau d’enchères
Écran de présentation
Caisse ou terminal de paiementqté 2
Numéros de vestiaireqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Brochures du programmeqté 100
Cartes de mise aux enchèresqté 100
Cartes de donqté 100
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant d’établir le budget : distinguez le montant attendu des frais de traiteur, de location de salle et de matériel.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant le gala afin de confirmer les besoins alimentaires, le plan de table, les badges nominatifs et les quantités de vaisselle.
Verrouillez le programme et les intervenants 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez une version imprimée pour l’animateur et testez les microphones, haut-parleurs et vidéoprojecteur lors de la visite du lieu.
Enregistrez chaque article d’enchères avec son descriptif, sa valeur indicative et son numéro avant le jour J. Préparez les lots et les cartes d’enchères séparément pour éviter les erreurs au moment de la vente.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil et prévoyez une table d’inscription distincte de la table d’enchères. Cela limite les files d’attente pendant les 30 premières minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un gala de bienfaisance ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant le gala, puis adressez un rappel environ 10 jours avant la date. Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour finaliser le repas et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un gala de bienfaisance ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à fixer l’objectif, réserver le lieu et le traiteur, puis les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, au programme, aux enchères et aux supports imprimés.
Quand préparer les lots de la vente aux enchères ?: Rassemblez et enregistrez les articles 2 à 3 semaines avant le gala. Finalisez les lots, les numéros et les cartes d’enchères au plus tard 3 jours avant afin de pouvoir corriger une information manquante.
Quel matériel tester avant un gala de bienfaisance ?: Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur pendant la visite du lieu, idéalement 7 à 10 jours avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.