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Benefizgala organisieren: die praktische Checkliste

Eine Benefizgala braucht mehr als ein festliches Menü: Gäste, Spendenziel, Programm, Auktion und Zahlungsablauf müssen zusammenpassen. Beginne mit Ziel und Gästeliste, bevor du Einladungen und Catering festlegst. Danach folgen Raumplanung, Technik, Tischordnung sowie Drucksachen für Registrierung, Spenden und Auktion. Plane die letzten 24 Stunden für Aufbau, gekühlte Getränke und die vollständige Bereitstellung der Auktionsartikel ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ziel und Ergebnis festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Locationbesuch planen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Referenten festlegen

    2 Personen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Auktionsartikel sammeln

    3 Personen

  • Auktionsartikel registrieren

    2 Personen

  • Spendenmethode wählen

    2 Personen

  • Zahlungsdaten vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken lassen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Tischnummern erstellen

  • Auktionskarten erstellen

    2 Personen

  • Spendenkarten erstellen

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Auktionsartikel bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Catering entgegennehmen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    5 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkebuffet einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtdekoration anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Auktionstisch einrichten

    2 Personen

  • Spendenstationen einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Gute Zweck vorstellen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    6 Personen

  • Diätmahlzeiten servieren

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Auktionsartikel erläutern

    2 Personen

  • Versteigerung begleiten

    3 Personen

  • Auktionszahlungen erfassen

    2 Personen

  • Spenden sammeln

    2 Personen

  • Spendenkarten verarbeiten

    2 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Schlusswort halten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Auktionsartikel übergeben

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    3 Personen

  • Spendenbeträge verwalten

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Runde TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • Auktionstisch
  • StühleAnz. 90
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 14

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • Besteck für das AbendessenAnz. 120
  • DessertbesteckAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • Dessert-ServierplattenAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • Zangen und SpatelAnz. 12
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • TischläuferAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • Gläserne WindlichterAnz. 20
  • LED-KerzenAnz. 30
  • GirlandenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • MenükartenständerAnz. 10
  • Fotowand

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • SpendendosenAnz. 4
  • Auktionshammer
  • Präsentationsbildschirm
  • Kasse oder ZahlungsterminalAnz. 2
  • GarderobennummernAnz. 100
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • TischnummernAnz. 10
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • AuktionskartenAnz. 100
  • SpendenkartenAnz. 100
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

  • Lege das Spendenziel und die gewünschte Spendenmethode fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Zahlungsdaten, Spendenkarten und Hinweise für Gäste rechtzeitig vorbereiten.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Gala. Übermittle die endgültige Gästezahl und Sonderkost anschließend gesammelt an das Catering.
  • Prüfe den Veranstaltungsraum mindestens 2 Wochen vorher mit einem maßstabsgetreuen Sitzplan. Berücksichtige dabei Registrierungstisch, Auktionstisch, Buffetische, Lautsprecher, Beamer und ausreichend Laufwege.
  • Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Laptop und Projektor spätestens am Vortag im Raum. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und bestimme eine Person, die während des Programms die Technik betreut.
  • Sortiere die Auktionsartikel am Veranstaltungstag nach Registrierungsnummer und stelle sie vor Einlass vollständig auf dem Auktionstisch bereit. Drucksachen wie Namensschilder, Tischnummern, Auktionskarten und Spendenkarten gehören spätestens am Vorabend an ihren Einsatzort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizgala planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Ziel, Gästeliste, Location und Catering. Auktion, Referenten, Musikprogramm und Einladungen brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Wann müssen die Einladungen zur Benefizgala verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor der Gala. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 3 Wochen vorher, damit Tischordnung, Catering und Namensschilder rechtzeitig erstellt werden können.
Wann sollte das Catering für eine Benefizgala gebucht werden?
Reserviere das Catering 8 bis 12 Wochen vor dem Termin, bei größeren Gästelisten noch früher. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vorher bestätigen.
Was muss am Tag vor der Benefizgala vorbereitet werden?
Teste die gesamte Technik, drucke fehlende Unterlagen aus und ordne Auktions- und Spendenmaterial. Stelle Tische, Geschirr und Dekoration nach dem Aufbauplan bereit und stelle die Getränke spätestens am Vorabend kalt.

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