Checklist para organizar una gala benéfica sin olvidar nada

Organizar una gala benéfica exige coordinar invitados, patrocinadores, catering, subasta y programa en un orden claro. Este plan reúne 78 tareas y 81 artículos para avanzar desde la fecha y el presupuesto hasta el cierre de las inscripciones. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los logos de patrocinadores, las tarjetas con nombres y el método de pago. Úsalo como guía de trabajo y marca cada punto a medida que quede resuelto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer el presupuesto
2 personas
Seleccionar la causa benéfica
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contratar a oradores y artistas
2 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Recopilar los logos de los patrocinadores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Pedir bebidas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Hacer reservas
Maquetar el programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar el método de pago
2 personas
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
Imprimir catálogo de subasta
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
Comunicar las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas

Evento

Montar mesas y sillas
5 personas
Poner la mesa
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la restauración
4 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al servicio
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Anunciar el programa
Coordinar a los ponentes
2 personas
Operar la presentación
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Servir la cena
6 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Explicar el importe benéfico
Dirigir la subasta
3 personas
Registrar pujas
2 personas
Procesar pagos
2 personas
Servir el postre
4 personas
Despedirse de los invitados
3 personas
Entregar los artículos de subasta
2 personas
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Confirmar los ingresos de la subasta
Compartir fotos con los participantes
Procesar el ajuste final
2 personas
Archivar el comprobante de donación

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 110
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 220
Copas de champáncant. 120
Tazas de cafécant. 110
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de cenacant. 120
Cubiertos de serviciocant. 24

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Servilletas de telacant. 120
Tarjetas de nombrecant. 110
Cartas del menúcant. 110
Programascant. 120
Decoraciones de mesacant. 12
Arreglos floralescant. 12
Portavelascant. 24
Velas LEDcant. 48
Globoscant. 100
Cartel de bienvenida
Banners de patrociniocant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Caja registradora
Terminal de pagocant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 4
Focoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Subasta

Cartas de subastacant. 120
Martillo de subasta
Etiquetas para mesas de subastacant. 20
Etiquetas de premiocant. 30

Artículos de papel

Listas de registrocant. 6
Bolígrafoscant. 30
Carpetascant. 12
Sobrescant. 150
Tarjetas de donacióncant. 150
Papeleríacant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Cuerdacant. 2
Portapapelescant. 8

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 4
Mantas ignífugascant. 2

Transporte

Cajas de transportecant. 20
Carros de manocant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el presupuesto antes de contratar artistas, catering o equipos. Así sabrás cuántas mesas redondas, sillas y plazas puedes asumir sin rehacer la planificación.
Empieza la subasta con varias semanas de margen: reúne los artículos, fotografía cada lote, redacta las condiciones e imprime el catálogo antes de que lleguen los invitados.
Envía las invitaciones con tiempo y deja el formulario de inscripción abierto al menos 2 semanas. Reserva un plazo final para confirmar asistentes y recopilar sus preferencias dietéticas.
Calcula la distribución de la sala antes de encargar la decoración. Además de las mesas de invitados y del buffet, reserva espacio para el registro, los percheros, los altavoces y los soportes de micrófono.
Comprueba el método de pago antes del día de la gala y prepara una prueba completa. El programa, las cartas del menú, las tarjetas con nombres y los folletos deben estar impresos cuando se cierre definitivamente la lista de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala benéfica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, conseguir patrocinadores, reunir artículos para la subasta, contratar oradores o artistas y cerrar el catering sin trabajar a última hora.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una gala benéfica?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento y mantén la inscripción abierta durante unas 2 semanas. Fija una fecha límite para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y reservas de mesa.
¿Cuánta bebida se necesita para una gala benéfica?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Ajusta el pedido según la duración, si hay recepción y si el catering incluye café, agua, vino o champán.
¿Cuándo se prepara el catálogo de la subasta?: Fotografía los artículos y prepara el catálogo entre 2 y 3 semanas antes. Déjalo listo para imprimir cuando las condiciones de la subasta estén revisadas y todos los lotes tengan una descripción y un orden definitivos.

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