Zo organiseer je een benefietgala

Begin een benefietgala niet met de uitnodiging, maar met het doel, de begroting en de datum waarop de locatie beschikbaar is. Daarna bouw je het programma, de gastenwerving en de opbrengstacties in die volgorde op. Een veiling vraagt meer voorbereiding dan alleen items verzamelen: leg voorwaarden vast, fotografeer alles en maak de catalogus op tijd. In de laatste weken draait het om definitieve aanmeldingen, dieetwensen, tafelschikking, betalingen en een complete zaalopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Begroting vaststellen
2 personen
3
Goede doel selecteren
2 personen
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
6
Veilingitems verzamelen
3 personen
7
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Sponsoren benaderen
3 personen
12
Logo's van sponsoren verzamelen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
2 personen
16
Dranken bestellen
17
Tafelschikking maken
2 personen
18
Reserveringen maken
19
Programmaboekje opmaken
2 personen
20
Programmaboekjes drukken
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Betalingswijze controleren
2 personen
23
Veilingitems fotograferen
2 personen
24
Veilingcatalogus afdrukken
25
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
26
Catering aantallen doorgeven
27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Materialen verzamelen
3 personen
30
Draaiboek uitdelen
2 personen
31
Locatie controleren
2 personen

Event

32
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
33
Tafels dekken
4 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Licht controleren
2 personen
36
Muziek en microfoon testen
2 personen
37
Presentatie klaarzetten
2 personen
38
Veilingtafel inrichten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Dranken koud zetten
3 personen
41
Hapjes voorbereiden
4 personen
42
Catering klaarzetten
4 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
44
Briefing bediening geven
2 personen
45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Gasten registreren
3 personen
47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
48
Aperitief serveren
4 personen
49
Programma aankondigen
50
Sprekers begeleiden
2 personen
51
Presentatie bedienen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Hapjes bijvullen
3 personen
54
Diner serveren
6 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Tafels afruimen
4 personen
57
Benefietbedrag toelichten
58
Veiling begeleiden
3 personen
59
Biedingen registreren
2 personen
60
Betalingen verwerken
2 personen
61
Dessert serveren
4 personen
62
Afscheid nemen van gasten
3 personen
63
Veilingitems meegeven
2 personen
64
Contant geld veiligstellen
2 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen sorteren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
73
Opbrengst overboeken
2 personen
74
Bedankberichten versturen
2 personen
75
Veilingopbrengsten bevestigen
76
Foto's met deelnemers delen
77
Eindafrekening verwerken
2 personen
78
Donatiebewijs archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 220
Champagneglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Koffielepelsaantal 120
Dinerbestekaantal 120
Serveerbestekaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 120
Naamkaartjesaantal 110
Menukaartenaantal 110
Programmaboekjesaantal 120
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 24
LED-kaarsenaantal 48
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Sponsordoekenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Betaalterminalaantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Broodmessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Spotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Veiling

Veilingkaartenaantal 120
Veilinghamer
Veilingtafellabelsaantal 20
Prijstagsaantal 30

Papierwaren

Registratielijstenaantal 6
Balpennenaantal 30
Mappenaantal 12
Enveloppenaantal 150
Donatiekaartenaantal 150
Briefpapieraantal 100
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Touwaantal 2
Clipboardsaantal 8

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Brandblusdekensaantal 2

Transport

Transportkrattenaantal 20
Steekwagensaantal 2

Tips

Plan de veiling vroeg in het programma. Verzamel niet alleen de items, maar leg ook biedvoorwaarden vast en maak per item een foto; een catalogus die pas op de eventdag wordt gedrukt, laat geen ruimte voor correcties.
Sluit de catering pas definitief af nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verzamel dieetwensen op één vast moment en geef de cateraar uiterlijk enkele dagen vóór het gala het definitieve aantal gasten.
Maak de tafelschikking op basis van definitieve reserveringen en druk naamkaartjes pas daarna. Een wijziging in de laatste week werkt anders door in tafelindeling, menukaarten en programmaboekjes.
Controleer de betalingswijze vóór de deuren opengaan. Wijs één persoon aan voor registratie en betalingen en richt de registratietafel in met naamkaartjes, reserveringsgegevens en een duidelijke route naar de zaal.
Test microfoons, standaards en luidsprekers vóór de ontvangst van gasten. Plan een volledige geluidscheck met de sprekers en artiesten, zodat presentaties en veilingaankondigingen niet afhankelijk zijn van een snelle controle tijdens het diner.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietgala organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Dan is er tijd om een locatie, sprekers en artiesten te boeken, sponsoren te benaderen en veilingitems te verzamelen. Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietgala?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken vóór het gala. Geef gasten minimaal 3 weken om te reageren en sluit de aanmeldingen daarna op een vaste datum, zodat catering, tafelschikking en naamkaartjes op tijd definitief kunnen worden gemaakt.
Hoeveel drank moet je bestellen voor een benefietgala?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel water apart mee en stem de bestelling af op de duur van ontvangst, diner en programma. Controleer de aantallen opnieuw zodra de definitieve gastenlijst bekend is.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een benefietgala?: Maak een eerste indeling zodra de reserveringen binnenkomen, maar leg haar pas definitief vast na het sluiten van de aanmeldingen. Plan daarvoor ongeveer 1 tot 2 weken vóór het gala, zodat naamkaartjes, menukaarten en programmaboekjes nog gecontroleerd en gedrukt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.