Gala de bienfaisance : la liste de courses complète
Un gala de bienfaisance demande plus que des tables et un repas. Il faut prévoir la vaisselle pour chaque service, les verres adaptés, l’accueil des invités, la signalétique, le matériel audiovisuel et les supports liés aux enchères. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les locations avant le jour J. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits définitif, et gardez une marge pour les invités de dernière minute ou la casse.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables rondesqté 12
- Chaisesqté 110
- Tables de buffetqté 4
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Bol à soupeqté 110
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 220
- Verres à champagneqté 120
- Tasses à caféqté 110
- Cuillères à caféqté 120
- Couverts de dînerqté 120
- Couverts de serviceqté 24
Décoration
- Chemins de tableqté 12
- Serviettes en tissuqté 120
- Badges nominatifsqté 110
- Cartes de menuqté 110
- Brochures du programmeqté 120
- Décorations de tableqté 12
- Compositions floralesqté 12
- Bougeoirsqté 24
- Bougies LEDqté 48
- Ballonsqté 100
- Panneau d’accueil
- Banderoles de sponsoringqté 4
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Batteries externesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 8
- Louches à soupeqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampadairesqté 4
- Projecteursqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
Catering
- Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Prosecco - 18 bouteilles
- Gin - 4 bouteilles
- Vodka - 3 bouteilles
- Bitter lemon - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 200 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Menthe - 10 bottes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Fraises - 4 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Fromage de Gouda - 4 kilogrammes
- Jambon de Parme - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Baguettes - 30 pièces
- Crackers - 15 paquets
- Toasts - 15 paquets
- Beurre - 2 kilogrammes
- Salade composée - 8 kilogrammes
- Tomates cerises pour salade - 3 kilogrammes
- Concombre pour salade - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Feta - 2 kilogrammes
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Pommes de terre - 15 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Mélange de légumes - 10 kilogrammes
- Champignons - 4 kilogram
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Filet de saumon - 8 kilogrammes
- Burgers végétariens - 25 pièces
- Lait de coco - 12 boîtes
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Ail - 10 têtes
- Oignons - 5 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Mousse au chocolat - 110 portions
- Crème fouettée - 5 litres
- Glace à la vanille - 10 litres
- Fruits frais pour dessert - 6 kilogram
- Sauce au chocolat - 3 litres
- Biscuits - 10 paquets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Bitterballen - 300 pièces
- Mini nems - 200 pièces
- Bouchées végétariennes - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes
Vente aux enchères
- Cartes de mise aux enchèresqté 120
- Marteau d’enchères
- Étiquettes des tables de vente aux enchèresqté 20
- Étiquettes de prixqté 30
Papeterie
- Listes d'inscriptionqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Classeursqté 12
- Enveloppesqté 150
- Cartes de donqté 150
- Papier à en-têteqté 100
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 6
- Cordeqté 2
- Presse-papiersqté 8
Sécurité
- Tapis antidérapantsqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Lampes de pocheqté 4
- Couvertures anti-feuqté 2
Transport
- Caisses de transportqté 20
- Diablesqté 2
Conseils
- Prévoyez au moins une assiette, un verre et un couvert par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un dîner avec dessert, soupe, vin, champagne et café, comptez chaque type de pièce séparément.
- Commandez les boissons après la clôture des inscriptions. Pour le vin, prévoyez environ une bouteille pour 3 personnes par service ; ajoutez une réserve de 10 à 15 % si le gala dure plusieurs heures.
- Imprimez les brochures du programme, les cartes de menu, les badges et le catalogue des enchères au moins 7 jours avant la soirée. Gardez 5 à 10 exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
- Réservez la table d’inscription et le panneau d’accueil avec le mobilier principal. Installez les badges par ordre alphabétique et préparez au moins 10 % de badges supplémentaires.
- Testez les microphones sans fil, les pieds de micro et les haut-parleurs 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez des piles de rechange et vérifiez que les annonces, les interventions et la vente aux enchères sont audibles depuis chaque table.
Questions fréquentes
- Combien de verres prévoir par invité pour un gala de bienfaisance ?
- Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par personne, puis ajoutez les verres à champagne selon le programme. Une réserve de 10 % couvre généralement la casse et les changements de dernière minute.
- Quand acheter la vaisselle et les boissons pour un gala ?
- Réservez la vaisselle, les tables et les chaises 4 à 8 semaines avant l’événement. Commandez les boissons dès que les inscriptions sont presque définitives, idéalement 10 à 14 jours avant le gala.
- Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?
- Imprimez un programme et un badge par invité inscrit, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Cette marge permet de gérer les corrections, les remplacements et les inscriptions tardives.
- Que prévoir pour une vente aux enchères pendant le gala ?
- Préparez un catalogue pour chaque couple ou groupe de convives, ainsi qu’une réserve de 10 %. Ajoutez les supports de présentation, les conditions de vente imprimées et le matériel audio testé au moins 2 heures avant le début des enchères.
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