Qué necesitas para una gala benéfica
Una gala benéfica necesita más que comida y bebidas: también hay que preparar el registro, las mesas, la subasta y el programa de la noche. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para recibir a los invitados, servir la cena y gestionar los pagos sin improvisar. Calcula la vajilla y las sillas según el número final de asistentes, y añade un margen para reposiciones. Cierra las cantidades con el catering y los patrocinadores al menos una semana antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas redondascant. 12
- Sillascant. 110
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tazones para sopacant. 110
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 220
- Copas de champáncant. 120
- Tazas de cafécant. 110
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cubiertos de cenacant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 24
Decoración
- Manteles runnerscant. 12
- Servilletas de telacant. 120
- Tarjetas de nombrecant. 110
- Cartas del menúcant. 110
- Programascant. 120
- Decoraciones de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 12
- Portavelascant. 24
- Velas LEDcant. 48
- Globoscant. 100
- Cartel de bienvenida
- Banners de patrociniocant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Caja registradora
- Terminal de pagocant. 2
- Baterías externascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharones para sopacant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Focoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Prosecco - 18 botellas
- Gin - 4 botellas
- Vodka - 3 botellas
- Bitter lemon - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilogramos
- Menta - 10 ramos
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Uvas - 5 kilogramos
- Fresas - 4 kilogramo
- Manzanas - 5 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Brie - 3 kilogramo
- Queso Gouda - 4 kilogram
- Jamón de Parma - 2 kilogramo
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Baguettes - 30 unidades
- Crackers - 15 paquetes
- Tostaditas - 15 paquetes
- Mantequilla - 2 kilogramo
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Tomates cherry para ensalada - 3 kilogram
- Pepino para ensalada - 3 kilogram
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Feta - 2 kilogram
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Patatas - 15 kilogramo
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Mezcla de verduras - 10 kilogram
- Champiñones - 4 kilogramos
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Filete de salmón - 8 kilogram
- Hamburguesas vegetarianas - 25 unidades
- Leche de coco - 12 latas
- Tomate troceado - 12 latas
- Ajo - 10 cabezas
- Cebollas - 5 kilogramos
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Mousse de chocolate - 110 porciones
- Nata montada - 5 liter
- Helado de vainilla - 10 litros
- Fruta fresca para postre - 6 kilogramo
- Salsa de chocolate - 3 liter
- Galletas - 10 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Bitterballen - 300 unidades
- Mini rollitos primavera - 200 unidades
- Aperitivos vegetarianos - 200 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Parches - 2 cajas
Subasta
- Cartas de subastacant. 120
- Martillo de subasta
- Etiquetas para mesas de subastacant. 20
- Etiquetas de premiocant. 30
Artículos de papel
- Listas de registrocant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Carpetascant. 12
- Sobrescant. 150
- Tarjetas de donacióncant. 150
- Papeleríacant. 100
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
- Cuerdacant. 2
- Portapapelescant. 8
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Linternascant. 4
- Mantas ignífugascant. 2
Transporte
- Cajas de transportecant. 20
- Carros de manocant. 2
Consejos
- Calcula las sillas, platos y cubiertos para el número confirmado de invitados más un 5-10 % de margen. Para 100 personas, prepara entre 105 y 110 unidades de cada pieza básica.
- Reserva vasos de agua, copas de vino y copas de champán por separado: calcula 1 vaso de agua y 2 copas por invitado, más un 10 % adicional si habrá recepción y brindis.
- Prepara el material impreso al menos 7 días antes: un programa y una tarjeta con el nombre por persona, además de un 10 % extra para cambios de última hora.
- Para el registro y la subasta, lleva una mesa de inscripción, tarjetas de nombre, el catálogo impreso y material para identificar los artículos. Comprueba el método de pago como mínimo 48 horas antes.
- Prueba micrófonos, soportes y altavoces en la sala el mismo día, al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Lleva pilas o baterías de repuesto para cada micrófono inalámbrico.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos platos y cubiertos necesito para una gala benéfica?
- Calcula una unidad por invitado de cada plato y cubierto de cena, y añade un 5-10 % de margen. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 unidades; si habrá postre o sopa, cuenta también un plato o tazón por persona.
- ¿Cuántas copas necesito por persona en una gala?
- Prepara 1 vaso de agua, 1 copa de vino y 1 copa de champán por invitado si se sirven las tres bebidas. Añade un 10 % de reserva para roturas, cambios y reposición durante la recepción.
- ¿Cuándo debo imprimir los programas y las tarjetas con nombres?
- Imprímelos entre 5 y 7 días antes, cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas. Prepara un 10 % adicional y deja algunas tarjetas en blanco para cambios durante las últimas 48 horas.
- ¿Qué necesito para organizar una subasta benéfica?
- Necesitas los artículos reunidos y fotografiados, un catálogo impreso, las condiciones de la subasta y un sistema de pago comprobado. Deja cerrados el catálogo y el método de cobro al menos 48 horas antes del evento.
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