Boodschappenlijst voor een benefietgala

Voor een benefietgala heb je meer nodig dan dinerborden en decoratie. Je regelt tegelijk een diner, ontvangst, presentaties, muziek, donaties en mogelijk een veiling. Stem de aantallen af op je gastenlijst: reken per gast op één dinerbord, dessertbord, waterglas en wijnglas, plus extra servies voor ongeveer 10 procent van de gasten. Controleer daarnaast vooraf of de locatie tafels, stoelen, warmhoudbakken en audiovisuele apparatuur levert; die spullen worden vaak pas op het laatste moment gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Veilingtafel
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kleedjes voor tafelsaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbestekaantal 120
Dessertbestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen dessertaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Tangen en spatelsaantal 12
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Glazen windlichtenaantal 20
LED-kaarsenaantal 30
Slingersaantal 8
Welkomstbord
Menukaartstandaardsaantal 10
Fotowand

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Donatieboxenaantal 4
Veilinghamer
Presentatiescherm
Kassa of betaalterminalaantal 2
Garderobenummersaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Programmaboekjesaantal 100
Veilingkaartenaantal 100
Donatiekaartenaantal 100
Boodschappen
- Champagne - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Alcoholvrij mousserend - 6 flessen
- Pilsener - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Ginger ale - 6 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Koffie - 6 pakken
- Decaf koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Chai thee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 6 liter
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Citroenen - 3 kilo
- IJsblokjes - 20 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Gemengde noten - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Hummus - 3 kilo
- Toastjes - 12 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Gemengde sla - 8 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Feta - 3 kilo
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Croutons - 2 kilo
- Balsamicoazijn - 3 flessen
- Olijfolie - 3 flessen
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Risottorijst - 5 kilo
- Tomatensaus - 12 potten
- Groentebouillon - 4 pakken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Kikkererwten - 12 blikken
- Champignons - 5 kilo
- Courgettes - 4 kilo
- Aubergines - 4 kilo
- Wortels - 5 kilo
- Aardappelen - 12 kilo
- Broccoli - 6 kilo
- Bladerdeeg - 12 pakken
- Eieren - 10 dozen
- Bloem - 3 kilo
- Suiker voor dessert - 3 kilo
- Vanillesuiker - 10 zakjes
- Pure chocolade - 3 kilo
- Slagroomdessert - 100 porties
- Vers fruit - 12 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Aardbeien - 4 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 400 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg voor de registratie een aparte tafel klaar met naambadges, tafelnummers en een lijst met aanmeldingen. Neem minimaal 10 procent extra badges mee voor last-minute wijzigingen.
Reken voor glaswerk op één waterglas en één wijnglas per gast, plus ongeveer 10 procent reserve. Serveer je champagne bij ontvangst, tel dan ook één champagneglas per gast mee.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en presentatie uiterlijk 2 uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een zaal heeft zelden precies genoeg aansluitpunten op de juiste plek.
Zet de veilingtafel en veilingitems vóór de gasten binnenkomen klaar. Maak per item een registratie met titel, omschrijving en startbedrag, zodat biedingen niet tijdens het programma hoeven te worden uitgezocht.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en houd warm eten in warmhoudbakken tot het uitserveren. Reserveer bij dieetwensen enkele duidelijk gemarkeerde porties voordat het buffet opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een benefietgala?: Neem per gast één dinerbord, dessertbord, waterglas en wijnglas. Bestel of huur daarnaast 10 procent extra van elk type, zodat breuk, late aanmeldingen en een tweede ronde geen probleem vormen.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een benefietgala?: Voorzie één stoel per aangemelde gast en tel 5 tot 10 procent reserve als de ruimte dat toelaat. Het aantal ronde tafels hangt af van de tafelindeling; controleer vooraf hoeveel stoelen per tafel passen en houd een aparte tafel vrij voor registratie en veiling.
Wanneer moet ik de techniek voor een benefietgala testen?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en beamerdoek uiterlijk 2 uur voor de ontvangst. Reserveer nog 30 minuten voor het oplossen van kabel-, geluids- of presentatiefouten.
Hoeveel drank moet ik kopen voor een benefietgala?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop naast wijn of champagne ook voldoende water en stem de hoeveelheid af op de duur van diner, programma en veiling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.