Boodschappenlijst voor een benefietfestival

Voor een benefietfestival heb je meer nodig dan eten en drinken. Je richt een terrein in met partytenten, tafels, stoelen, afzethekken en afvalpunten, en je zorgt dat optredens, betalingen en donaties blijven werken. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat je moet kopen, huren of meenemen. Stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal, de duur van het festival en het aantal eet-, drink- en donatiepunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Scharenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Versterkersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelbruggenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Kassa-apparatenaantal 3
Betaalterminalsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelwerkbank

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 10
Spandoekenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Donatiebussenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Plakbandaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 300

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 kilo
- Theezakjes - 300 stuks
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Cola - 30 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Bier - 240 blikjes
- Alcoholvrij bier - 48 blikjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Citroenen - 3 kilo
- IJsblokjes - 30 kilo
- Baguettes - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Pistolets - 150 stuks
- Tortillawraps - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Gekookte ham - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Ei - 60 stuks
- Tonijn uit blik - 12 blikken
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Pindakaas - 2 kilo
- Jam - 2 kilo
- Kropsla - 12 kroppen
- Komkommers - 8 kilo
- Tomaten - 10 kilo
- Paprika's - 6 kilo
- Rode uien - 3 kilo
- Wortels - 5 kilo
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Aardbeien - 4 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Gezouten pinda's - 5 kilo
- Popcornmais - 4 kilo
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Appeltaart - 8 stuks
- Slagroom - 12 bussen
- Pizzabodems - 30 stuks
- Tomatensaus - 8 liter
- Geraspte kaas - 5 kilo
- Champignons - 4 kilo
- Courgettes - 4 kilo
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Servetten - 1000 stuks
- Rietjes - 400 stuks
- Wegwerphandschoenen - 4 dozen
- Afvalzakken - 150 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handgel - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 20 stuks

Tips

Reken voor herbruikbare bekers, borden en bestek op minimaal één complete set per verwachte bezoeker plus 20% extra. Bij 150 bezoekers betekent dat 180 sets, zodat je niet direct tekortkomt wanneer afwas of inlevering vertraging oploopt.
Plan per verkooppunt een tafel, een betaalterminal en een kassa-apparaat. Gebruik bij twee verkooppunten dus minimaal twee terminals en leg per punt een reservebetaalmethode en voldoende wisselgeld klaar.
Leg stroomhaspels, stekkerdozen en kabelbruggen vóór de opbouw klaar. Houd geluidsapparatuur, koffiezetapparaten en koeling op aparte stroomgroepen als dat op de locatie mogelijk is.
Maak voor artiesten een aparte controle van microfoons, statieven, XLR-kabels, instrumentkabels, DI-boxen, mengtafel, versterkers en luidsprekers. Controleer dit uiterlijk één week vooraf tegen de technische eisen van elke act.
Voorzie het terrein van extra voorraad voor onverwachte drukte: minstens 10% meer servies, afvalzakken en schoonmaakmateriaal dan je eerste berekening. Zet donatiepunten zichtbaar bij de ingang en bij de centrale publieksruimte, niet alleen bij de kassa.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een benefietfestival?: Neem minimaal één beker per verwachte bezoeker per gebruikscyclus en tel 20% reserve. Voor 150 bezoekers leg je dus minstens 180 herbruikbare bekers klaar; bij beperkte afwascapaciteit heb je er meer nodig.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een benefietfestival?: Maak eerst een terreinindeling en tel de plekken voor bar, eten, donaties, kassa en vrijwilligers mee. Als richtlijn kun je voor een zitgedeelte 1 tafel met 4 tot 6 stoelen per 4 tot 6 bezoekers nemen, naast losse statafels voor doorstroming.
Wanneer moet ik geluidsapparatuur voor een benefietfestival regelen?: Reserveer luidsprekers, mengtafel, microfoons, statieven, kabels en versterkers zodra de artiesten en datum bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer de volledige set uiterlijk 1 week voor het festival.
Hoeveel betaalterminals heb ik nodig op een benefietfestival?: Gebruik minimaal één betaalterminal per afzonderlijk verkooppunt en voeg bij meer dan 100 verwachte bezoekers een reserveoplossing toe. Bij twee kassa’s heb je dus 2 terminals nodig, plus een alternatief voor storingen of een lege batterij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.