Qué necesitas para organizar un festival benéfico
Un festival benéfico necesita más que un escenario y algo de comida. En esta lista encontrarás material para montar el recinto, atender al público, servir bebidas y comidas, cobrar y recibir donaciones. Calcula las cantidades según el aforo confirmado y añade un margen del 10 al 15 % para vasos, platos y cubiertos. También conviene reservar con antelación el sonido, las carpas y los equipos de pago, porque suelen ser los elementos que se agotan primero.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Vallas de separacióncant. 16
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Platoscant. 250
- Cuencoscant. 100
- Cubiertoscant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 20
- Tijerascant. 4
Equipo
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Amplificadorescant. 2
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 10
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Puentes de cablecant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas registradorascant. 3
- Terminales de pagocant. 3
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Termoscant. 6
- Mesa frigorífica
Decoración
- Banderas del festivalcant. 10
- Banderolascant. 6
- Mantelescant. 20
- Globoscant. 200
- Cajas de donacionescant. 6
- Pizarrascant. 8
- Cinta adhesivacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Cuboscant. 6
- Limpiacristalescant. 3
- Paños de limpiezacant. 30
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pulserascant. 300
Catering
- Compras
- Café - 3 kilo
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Cola - 30 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Cerveza - 240 latas
- Cerveza sin alcohol - 48 latas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 30 kilos
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pistolets - 150 unidades
- Wraps de tortilla - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Huevos - 60 unidades
- Atún en lata - 12 latas
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Mantequilla de cacahuete - 2 kilo
- Mermelada - 2 kilo
- Lechuga romana - 12 piezas
- Pepinos - 8 kilos
- Tomates - 10 kilo
- Pimientos - 6 kilos
- Cebollas rojas - 3 kilo
- Zanahorias - 5 kilos
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Fresas - 4 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Cacahuetes salados - 5 kilo
- Maíz para palomitas - 4 kilos
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Tarta de manzana - 8 unidades
- Nata montada - 12 botes
- Bases de pizza - 30 unidades
- Salsa de tomate - 8 litros
- Queso rallado - 5 kilo
- Champiñones - 4 kilo
- Calabacines - 4 kilo
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Servilletas - 1000 unidades
- Pajitas - 400 piezas
- Guantes desechables - 4 cajas
- Bolsas de basura - 150 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 20 unidades
Consejos
- Calcula entre 2 y 3 vasos reutilizables por asistente si no habrá un sistema claro de devolución o lavado durante el festival. Para platos, cuencos y cubiertos, suma un 10 % al número previsto de comidas.
- Prepara al menos un punto de cobro por cada 100 a 150 asistentes y ten un terminal de pago de reserva. Las cajas registradoras y los terminales deben probarse entre 24 y 48 horas antes.
- Reserva las carpas, las mesas, las sillas y las vallas con una antelación mínima de 4 a 6 semanas. Así puedes ajustar la distribución del recinto antes de encargar carteles y material impreso.
- Para el escenario, comprueba con cada artista los micrófonos, cajas DI y cables que necesita al menos 7 días antes. Lleva cables XLR y de instrumentos adicionales, además de enrollacables y regletas.
- Calcula una máquina de café por cada 80 a 100 personas que vayan a consumir café en la misma franja. Coloca las neveras portátiles cerca de los puntos de servicio y deja libres los recorridos de cables con puentes de cable.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos vasos necesito para un festival benéfico?
- Calcula 2 o 3 vasos reutilizables por persona si no puedes lavarlos y devolverlos continuamente. Para 200 asistentes, serían entre 400 y 600 vasos; añade otro 10 % si esperas mucha rotación.
- ¿Cuánto material de sonido hace falta para un festival benéfico?
- Como base necesitas altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, amplificadores, cajas DI y cables adecuados para cada artista. Cierra las necesidades técnicas al menos 7 días antes y prepara un 10 % de cables adicionales.
- ¿Cuándo debo reservar carpas, mesas y sillas?
- Haz la reserva entre 4 y 6 semanas antes del festival, especialmente si se celebra en temporada alta. Confirma las cantidades y el horario de entrega una semana antes para que la distribución del recinto no quede pendiente.
- ¿Cuántos terminales de pago necesito para el festival?
- Calcula un terminal por cada 100 o 150 asistentes y añade uno de reserva cuando sea posible. Prueba todos los terminales y las cajas registradoras entre 24 y 48 horas antes, incluida la conexión disponible en el recinto.
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