Benefizfestival: Einkaufsliste für Ausstattung und Verpflegung

Für ein Benefizfestival brauchst du mehr als Bühne und Getränke. Plane Geschirr, Ausschank, Kassensysteme, Kabel, Absperrungen und Sitzplätze so, dass sie zur erwarteten Besucherzahl passen. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Kleinigkeiten wie Kabelbrücken, zusätzliche Mehrwegbecher oder Wechselgeld. Diese Einkaufsliste hilft dir, Material früh zu reservieren und Mengen anhand von Gästen, Öffnungszeit und Programm festzulegen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BühnenelementeAnz. 12
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ScherenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
VerstärkerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelbrückenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
KassensystemeAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Kühlarbeitsplatte

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 10
BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
BallonsAnz. 200
SpendenboxenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
KlebebandAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-FlutlichterAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
PutzlappenAnz. 30

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 300

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Kilo
- Teebeutel - 300 Stück
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Cola - 30 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Bier - 240 Dosen
- Alkoholfreies Bier - 48 Dosen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Baguettes - 30 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Pistolets - 150 Stück
- Tortilla-Wraps - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Gekochter Schinken - 3 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Ei - 60 Stück
- Thunfisch aus der Dose - 12 Dosen
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Erdnussbutter - 2 Kilo
- Marmelade - 2 Kilo
- Kopfsalat - 12 Köpfe
- Gurken - 8 Kilo
- Tomaten - 10 Kilo
- Paprika - 6 Kilo
- Rote Zwiebeln - 3 kilo
- Karotten - 5 Kilo
- Äpfel - 12 kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 5 Kilo
- Popcornmais - 4 Kilo
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Apfelkuchen - 8 Stück
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Pizzaböden - 30 Stück
- Tomatensauce - 8 liter
- Geriebener Käse - 5 Kilo
- Champignons - 4 Kilo
- Zucchini - 4 Kilo
- Olivenöl - 3 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Servietten - 1000 Stück
- Strohhalme - 400 Stück
- Einweghandschuhe - 4 Kartons
- Müllsäcke - 150 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 20 Stück

Tipps

Rechne bei Getränken mit zwei bis drei Bechern pro Person in der ersten Stunde und anschließend etwa einem Becher pro Stunde. Plane zusätzlich rund 10 Prozent Mehrwegbecher als Reserve ein, weil beim Rücklauf immer Stücke fehlen.
Plane pro 50 Gäste mindestens einen Ausgabepunkt für Getränke und einen klar getrennten Kassenbereich. Für Spenden solltest du zusätzlich mindestens eine gut sichtbare Spendenstelle und ausreichend Wechselgeld vorbereiten.
Bei der Tontechnik gehören nicht nur Lautsprecher und Mikrofone auf die Liste: Rechne pro Mikrofon ein XLR-Kabel und einen Mikrofonständer sowie zusätzliche Instrumentenkabel und DI-Boxen für die angekündigten Künstler ein.
Sichere Strom- und Audiokabel auf Laufwegen mit Kabelbrücken. Plane Verlängerungskabel und Kabeltrommeln mit Reserve ein, statt am Veranstaltungstag mehrere Geräte an eine einzige Steckdose zu hängen.
Bestelle Teller, Schälchen und Besteck nach der erwarteten Zahl der Essensportionen, nicht nur nach der Gästezahl. Für ein Festival mit mehreren Essensausgaben sind 10 bis 15 Prozent zusätzliche Sets sinnvoll, damit Nachfüllen und Spülen nicht zum Engpass werden.

Häufige Fragen

Wie viele Mehrwegbecher brauche ich für ein Benefizfestival?: Plane zwei bis drei Becher pro Person für die erste Stunde und danach etwa einen weiteren Becher pro Person und Stunde. Rechne zusätzlich 10 Prozent Reserve ein, wenn kein Pfand- oder Rückgabesystem vorhanden ist.
Wie viel Geschirr brauche ich für 100 Gäste?: Für 100 Gäste solltest du mindestens 100 Teller, Schälchen und Bestecksets einplanen, bei durchgehendem Essensangebot besser 115 bis 120 Sets. Bei Mehrweggeschirr hängt die nötige Menge außerdem davon ab, wie schnell gespült und zurückgegeben wird.
Wann muss ich Technik und Festivalmobiliar reservieren?: Reserviere Ton- und Lichttechnik, Bühnenelemente, Tische, Stühle und Absperrgitter mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Benefizfestival. In der Hauptsaison oder bei begrenztem Material sind 10 bis 12 Wochen Vorlauf sicherer.
Was brauche ich für die Kasse und Spendenstellen?: Plane pro Kassenpunkt ein Kassensystem oder Kartenterminal, Wechselgeld und eine klare Beschilderung ein. Für bis zu 150 Besucher reicht meist ein Kassenpunkt; bei höherem Andrang sind zwei Punkte oder getrennte Kasse und Spendenstelle sinnvoll.

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