Checklist voor een goed georganiseerd benefietconcert

Een benefietconcert organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium vastleggen. Je moet tegelijk de opbrengst, kaartverkoop, donaties, techniek en vrijwilligersstroom regelen. Begin met het doelbedrag en werk daarna terug vanaf de concertdatum: locatie, vergunningen, programma en promotie bepalen veel vervolgstappen. In de laatste week controleer je vooral details die vaak te laat worden opgepakt, zoals geluidswensen per artiest, sleutelafspraken, wisselgeld en een actuele ticketlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten vastleggen
2 personen
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
Geluidsbehoefte per artiest noteren
2 personen
Fondsenwervend doel beschrijven
2 personen
Ticketprijs vaststellen
2 personen
Online ticketverkoop instellen
2 personen
Donatiepagina instellen
2 personen
Promotietekst schrijven
2 personen
Poster en social posts maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Catering inkopen
3 personen
Contant geld voor wisselgeld halen
2 personen
Ticketlijst en polsbandjes klaarzetten
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
Locatie en sleutelafspraken bevestigen
Artiesten aankomst bevestigen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
Podium en backstage opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
5 personen
Ingang en kassa inrichten
3 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten naar backstage begeleiden
2 personen
Deuren en kassa openen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Programma aankondigen
Artiesten aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Zaal tussentijds schoonhouden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Laatste donatiemoment aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Opbrengst tellen en vastleggen
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Restanten controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Stoelenaantal 160
Biertafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kassatafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsloze windlichtenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Ticketscanneraantal 2
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Donatieboxenaantal 4
Koelkrattenaantal 8
Boodschappen

Tips

Leg per artiest uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel microfoons, monitoren en aansluitingen nodig zijn. Zo weet je op tijd of het mengpaneel, de luidsprekers en de rest van de geluidsset passen bij het programma.
Maak de donatiestroom zichtbaar vóór de promotie start: zet de online donatiepagina klaar, vermeld het fondsenwervende doel in de promotietekst en controleer wie tijdens de avond contante giften verwerkt.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Zorg naast ontvangst en kaartcontrole ook voor mensen bij catering, artiestenbegeleiding, techniek en de kassa; leg de indeling uiterlijk een week vooraf vast.
Bereken catering niet alleen op basis van het aantal verkochte tickets, maar neem ook artiesten en vrijwilligers mee. Verzamel dieetwensen vóór de laatste inkoop en zet servies, schenkkannen en serveerschalen per buffetonderdeel klaar.
Bevestig locatie, sleutelafspraken, podiumopstelling en bewegwijzering kort voor het concert opnieuw. Print programma’s en routeaanduidingen, leg polsbandjes en de ticketlijst bij de kassatafel en haal contant wisselgeld vooraf op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de locatie en artiesten vast te leggen, vergunningen te controleren, vrijwilligers te werven en kaartverkoop en promotie op te zetten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers voor ontvangst, kaartcontrole en publieksbegeleiding. Voeg daarnaast aparte bezetting toe voor catering, kassa, artiesten en techniek; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de geluidsbehoefte van artiesten opvragen?: Vraag dit direct bij het vastleggen van de optredens op en controleer alle informatie uiterlijk 2 weken voor het concert. Noteer per artiest microfoons, monitoren, aansluitingen en eventuele instrumenten, zodat de technische opstelling niet op de dag zelf verandert.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een benefietconcert?: Bereken de catering op basis van het verwachte aantal bezoekers plus artiesten en vrijwilligers, en houd een kleine reserve aan. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf; koop houdbare producten eerder in en verse catering kort voor het concert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.