Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner la scène, la collecte de fonds et l’accueil du public au même moment. Commence par fixer l’objectif financier, puis réserve le lieu et les artistes avant de lancer la billetterie. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les autorisations, les besoins techniques, les bénévoles ou la monnaie à prévoir le soir du concert. Elle couvre aussi les derniers contrôles qui évitent les retards à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les artistes
2 personnes
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
Noter les besoins en son par artiste
2 personnes
Décrire l'objectif de collecte de fonds
2 personnes
Fixer le prix du billet
2 personnes
Mettre en place la billetterie en ligne
2 personnes
Configurer la page de dons
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
Créer l'affiche et les publications sur les réseaux sociaux
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Acheter le catering
3 personnes
Récupérer de l’argent liquide pour la monnaie
2 personnes
Préparer la liste des billets et les bracelets
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Confirmer le lieu et les consignes pour les clés
Confirmer l'arrivée des artistes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Monter la scène et les coulisses
5 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
Installer les chaises et les tables
5 personnes
Aménager l’entrée et la caisse
3 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
Ouvrir les portes et la caisse
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer le programme
Annoncer les artistes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Garder la salle propre en cours d’événement
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Annoncer le dernier moment de don
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Compter et enregistrer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 160
Tables de bièreqté 12
Tables de buffetqté 4
Table de caisse

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 8
Photophores sans bougieqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Scanner de billetsqté 2
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Boîtes à donsqté 4
Caisses réfrigéréesqté 8
Courses

Conseils

Fixe l’objectif de collecte avant de définir le prix du billet. Note séparément les recettes attendues des billets, des dons et des ventes éventuelles afin de savoir quel montant doit réellement rester après les dépenses.
Réserve le lieu et les artistes avant de publier l’affiche. Demande à chaque artiste ses horaires, la durée de son passage et ses besoins en son ; une table de mixage, des haut-parleurs, des retours et des microphones doivent être confirmés avec le responsable technique.
Mets en ligne la billetterie et la page de dons dès que le prix, le programme et le texte de présentation sont validés. Prépare aussi une liste des billets et des bracelets : l’équipe d’accueil gagnera du temps si les entrées sont vérifiées à une seule table.
Recrute les bénévoles au moins 2 semaines avant le concert et répartis clairement les rôles. Prévois des personnes pour l’accueil, la caisse, les dons, les artistes, le buffet et le rangement, avec un responsable joignable pendant toute la soirée.
Calcule les quantités de restauration à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Achète les boissons, la vaisselle réutilisable et le catering après ce décompte, puis retire de l’argent liquide pour la monnaie et confirme les clés du lieu la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert caritatif ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières étapes sont l’objectif financier, la réservation du lieu, les autorisations et la confirmation des artistes ; la communication et la billetterie viennent ensuite.
Comment fixer le prix d’un billet pour un concert caritatif ?: Calcule d’abord les dépenses prévues, puis le montant que tu veux réellement reverser. Compare ce total avec la capacité du lieu et le nombre de billets réaliste ; prévois aussi une page de dons pour les personnes qui souhaitent donner plus que le prix d’entrée.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Pour un petit concert, prévois au minimum 1 responsable, 2 personnes à l’accueil et à la caisse, 1 personne pour les artistes et 2 pour le buffet et le rangement. Ajoute 1 bénévole par zone supplémentaire et confirme les disponibilités au moins 2 semaines avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert caritatif ?: Confirme les clés et les consignes du lieu, les horaires des artistes et les besoins en son. Vérifie aussi les billets, les bracelets, le programme, la signalétique, la monnaie, le catering et la présence de chaque bénévole ; réserve 30 minutes le jour même pour un contrôle de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.