Benefizkonzert organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Benefizkonzert braucht neben einem guten Programm vor allem klare Abläufe für Spenden, Einlass und Technik. Lege zuerst Ziel und Spendensumme fest, bevor du Ticketpreis, Künstler und Ort verbindlich planst. Prüfe Genehmigungen und den technischen Bedarf jedes Auftritts frühzeitig. In den letzten Tagen zählen dann genaue Helferpläne, Ticketlisten, Armbänder, Catering und die Absprachen zu Schlüssel und Veranstaltungsort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
Location reservieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Künstler festlegen
2 Personen
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
Soundbedarf je Künstler notieren
2 Personen
Fundraising-Ziel beschreiben
2 Personen
Ticketpreis festlegen
2 Personen
Online-Ticketverkauf einrichten
2 Personen
Spendenseite einrichten
2 Personen
Werbetext schreiben
2 Personen
Poster und Social-Media-Posts erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Catering einkaufen
3 Personen
Bargeld für Wechselgeld holen
2 Personen
Ticketliste und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
Ort und Schlüsselabsprachen bestätigen
Ankunft der Künstler bestätigen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
Bühne und Backstage aufbauen
5 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage anschließen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
Eingang und Kasse einrichten
3 Personen
Spendenstationen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstler nach Backstage begleiten
2 Personen
Türen und Kasse öffnen
4 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Programm ankündigen
Künstler ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Saal zwischendurch sauber halten
2 Personen
Pausenprogramm ankündigen
Letzten Spendenzeitraum ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Erlös zählen und erfassen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Reste kontrollieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
Bühnenrock
StühleAnz. 160
BiertischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Kassatisch

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Windlichter ohne KerzenAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 3
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
TicketscannerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Kasse
Geldkassette
Kartenterminal
SpendendosenAnz. 4
KühlkistenAnz. 8
Einkäufe

Tipps

Plane die Technik pro Künstler einzeln: Notiere mindestens Mikrofone, Mikrofonständer, Monitore, Lautsprecher und Mischpult und kläre den Soundcheck spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
Lege das Spendenziel sichtbar fest und richte neben dem Ticketverkauf eine eigene Spendenseite ein. So können auch Personen spenden, die nicht zum Konzert kommen.
Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein: mindestens eine Person für Einlass und Ticketliste, eine für Kasse und Wechselgeld sowie eine Ansprechperson für Künstler und Technik.
Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und berechne das Catering erst danach. Kaufe Getränke und Speisen so ein, dass Teller, Besteck, Gläser und Serviergeschirr für alle geplanten Gäste vorhanden sind.
Bestätige Ort, Schlüsselübergabe, Aufbauzeit und Programm spätestens 48 Stunden vorher. Drucke dann Wegweiser und Programm und lege Ticketliste, Armbänder sowie Bargeld für Wechselgeld gemeinsam am Kassentisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Location, Genehmigungen und Technik brauchen oft mehrere Abstimmungen; Werbung und Ticketverkauf sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 6 bis 10 Freiwillige einplanen. Besetze Einlass, Kasse, Künstlerbetreuung, Catering, Technik und Aufräumen; bei mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Personen für Einlass und Spenden.
Wie viel Wechselgeld braucht man beim Benefizkonzert?: Plane mindestens 10 bis 15 Prozent des erwarteten Barumsatzes als Wechselgeld ein, verteilt auf kleine Scheine und Münzen. Hole das Geld spätestens am Vortag und dokumentiere die Startsumme getrennt von den Einnahmen.
Wann sollte man die Technik für ein Benefizkonzert prüfen?: Sammle den Soundbedarf jedes Künstlers spätestens 2 Wochen vorher und bestätige die komplette Ausstattung 7 Tage vor dem Konzert. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 2 bis 3 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein.

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