Checklist para organizar un concierto benéfico

Un concierto benéfico necesita dos planes a la vez: ofrecer una buena experiencia al público y recaudar dinero de forma clara. Empieza por fijar el objetivo, el presupuesto y la cantidad que quieres reunir; después reserva el lugar y confirma permisos, artistas y horarios. La venta de entradas y la página de donaciones deben estar listas antes de promocionar el evento. Esta checklist también te ayuda a llegar preparado con el sonido, el catering, los voluntarios, las pulseras y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Comprobar permisos
Confirmar a los artistas
2 personas
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
Anotar las necesidades de sonido por artista
2 personas
Describir el objetivo de recaudación de fondos
2 personas
Fijar el precio de la entrada
2 personas
Configurar la venta de entradas en línea
2 personas
Configurar la página de donaciones
2 personas
Escribir texto promocional
2 personas
Crear un póster y publicaciones en redes sociales
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprar catering
3 personas
Sacar efectivo para cambio
2 personas
Preparar la lista de entradas y las pulseras
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
Confirmar el lugar y los acuerdos de llaves
Confirmar la llegada de los artistas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Despejar el espacio del escenario
4 personas
Montar el escenario y backstage
5 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la instalación de luces
2 personas
Montar sillas y mesas
5 personas
Montar la entrada y la caja
3 personas
Montar puntos de donación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Acompañar a los artistas al backstage
2 personas
Abrir las puertas y la caja registradora
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Anunciar el programa
Anunciar a los artistas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Mantener la sala limpia durante el evento
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Anunciar el último momento para donar
Despedir a los visitantes
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Apagar la instalación de luces
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Contar y registrar la recaudación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Comprobar sobrantes
2 personas
Devolver los materiales
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 160
Mesas de cervezacant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de caja

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras para servircant. 8

Decoración

Mantelescant. 16
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Faroles sin velacant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Escáner de entradascant. 2
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Cajas de donacionescant. 4
Cajas isotérmicascant. 8
Compras

Consejos

Cierra el objetivo de recaudación y el precio de la entrada antes de publicar el cartel. Si aceptas donaciones aparte, explica en una frase para qué se utilizará el dinero y muestra esa información en la página de donaciones.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y prepara una lista única para sonido. Reserva al menos 60 minutos antes de abrir las puertas para montar escenario, mesa de mezclas, altavoces, monitores y micrófonos, y hacer una prueba completa.
No dejes la venta de entradas para la última semana: configura el sistema con tiempo y prepara una lista de asistentes, pulseras y cambio en efectivo. Imprime también el programa y los carteles de orientación antes del día del concierto.
Calcula el catering según el número confirmado de asistentes y pregunta por preferencias o restricciones dietéticas durante la inscripción. Separa las mesas del buffet de la caja y coloca vasos, tazas, platos y cubiertos antes de que llegue el público.
Asigna voluntarios a puestos concretos, con una hora de llegada y un responsable por turno. Confirma con el lugar los acuerdos de llaves y el acceso al montaje al menos 48 horas antes; ese detalle suele retrasar todo el inicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un concierto benéfico?: Reserva el lugar y empieza a confirmar artistas y permisos entre 8 y 12 semanas antes. La venta de entradas, la página de donaciones y la promoción deberían estar activas como mínimo 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa el montaje y la prueba al menos 60 minutos antes de abrir las puertas, aunque varios artistas compartan equipo. Pide las necesidades técnicas de cada actuación con 2 semanas de antelación para evitar cambios de última hora.
¿Cómo calcular el catering para un concierto benéfico?: Parte del número de entradas confirmadas y añade aproximadamente un 10 % si esperas ventas en puerta. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y compra el catering entre 1 y 3 días antes, según el tipo de comida.
¿Cuándo deben estar listos los voluntarios y las entradas?: Asigna los puestos y turnos al menos 7 días antes, y confirma la disponibilidad de cada persona 48 horas antes. Prepara la lista de entradas, las pulseras y el efectivo para cambio el día anterior al concierto.

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