Checklist voor een goed georganiseerd benefietconcert

Een benefietconcert organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium regelen. Je moet vooraf vastleggen welk doelbedrag je wilt behalen, hoe de opbrengst wordt verwerkt en wie op de dag zelf verantwoordelijk is. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna naar artiesten, techniek, kaartverkoop en vrijwilligers toe. Controleer in de laatste week vooral kabels, stroom, catering, dieetwensen en de afdracht aan het goede doel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Goede doel bevestigen
Locatie en datum vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten benaderen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Optredenstijden vastleggen
2 personen
Technische wensen verzamelen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Sponsorgiften vastleggen
Ticketprijs bepalen
2 personen
Online ticketverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Catering reserveren
Geluidsinstallatie reserveren
Extra verlichting reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Techniek lossen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ingang inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Programma ophangen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kassa gereedmaken
2 personen
Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
2 personen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Goede doel presenteren
Veiling of loterij begeleiden
3 personen
Vierde optreden begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Slotoptreden begeleiden
2 personen
Dankwoord uitspreken
Uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Donaties veilig opbergen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Artiesten bedanken
Sponsoren bedanken
Bezoekers informeren over opbrengst

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Audiokabelsaantal 15
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 8
Laptop
Pinapparaat
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 3
Reservebatterijenaantal 24
Zaklampenaantal 4

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoboxenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Programmaboekjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Donatieboxenaantal 4
Loterijbak

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf het doel, de verwachte kosten en het gewenste netto-opbrengstbedrag vast. Zo kun je de ticketprijs, sponsorgiften en eventuele cateringbijdrage onderbouwd bepalen.
Bevestig artiesten minimaal 6 weken vooraf en vraag hun technische wensen meteen op. Maak daarna één podiumschema met soundcheck, optredens, ombouwmomenten en pauzes.
Plan techniek niet alleen op basis van het aantal artiesten: controleer ook mengpaneel, microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, instrumentkabels en voldoende verlengsnoeren. Leg kabelmatten klaar op looproutes en test alle aansluitingen vóór de zaal opengaat.
Wijs per taak een vrijwilliger aan en maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf. Reserveer aparte mensen voor ontvangst, kaartcontrole, artiestenbegeleiding, catering, techniekondersteuning en de afsluitende kascontrole.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en bestel daarna gericht. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, glazen, kopjes, borden en bestek klaar op een plek waar vrijwilligers kunnen bijvullen zonder het publiek te kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om een locatie, vergunningen, artiesten, techniek, sponsoren en vrijwilligers vast te leggen en de kaartverkoop minimaal 6 weken voor de concertdatum te openen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en voeg bij drukke ontvangst- of cateringmomenten een extra persoon toe. Voor een klein concert zijn vaak 8 tot 12 vrijwilligers nodig, inclusief coördinatie en afsluiting.
Wanneer regel je de techniek voor een benefietconcert?: Vraag technische wensen direct bij de artiesten op en reserveer geluidsinstallatie en verlichting uiterlijk 6 weken vooraf. Plan de technische controle en soundcheck op de concertdag minstens 2 uur vóór de deuren opengaan.
Hoeveel drank en catering moet ik inkopen voor een benefietconcert?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen van 7 dagen vooraf als basis. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel extra servies en catering voor ongeveer 10 procent boven het bevestigde aantal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.