Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner la cause soutenue, les artistes, le lieu, la technique et la collecte de fonds. Commencez par fixer l’objectif financier et confirmer l’association bénéficiaire, puis avancez vers les autorisations, le budget et les réservations. La billetterie, la communication et les bénévoles doivent être prêts avant l’ouverture des portes. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’aux derniers achats et aux tests de son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Confirmer l’association caritative
Définir le lieu et la date
2 personnes
Vérifier les autorisations
Contacter les artistes
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Fixer les horaires des performances
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Enregistrer les dons de sponsoring
Déterminer le prix du billet
2 personnes
Ouvrir la vente de billets en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Réserver le catering
Réserver la sono
Réserver un éclairage supplémentaire
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
Afficher le programme

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Présentation de l’association caritative
Animer la vente aux enchères ou la loterie
3 personnes
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
Animer les questions du public
Encadrer la prestation de clôture
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Encadrer la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Remercier les artistes
Remercier les sponsors
Informer les visiteurs sur le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 12
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles audioqté 15
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 6
Câbles d'instrumentsqté 8
Ordinateur portable
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 3
Piles de rechangeqté 24
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 20
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermoboxesqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Boîtes à donsqté 4
Bac de tombola

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12

Conseils

Fixez l’objectif net avant de déterminer le prix du billet : calculez les coûts du lieu, du catering, de la sonorisation et de l’éclairage, puis définissez la part réellement reversée à l’association.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques plusieurs semaines avant le concert. Vérifiez notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles, multiprises et rallonges avec la personne responsable de la sono.
Prévoyez un planning précis pour l’installation, les balances et les performances. Gardez au moins 60 minutes entre la fin des balances et l’arrivée du public pour régler les derniers problèmes.
Ne limitez pas les bénévoles à l’accueil : répartissez-les aussi entre billetterie, vestiaire, catering, circulation en salle et collecte des dons. Pour un petit concert, prévoyez au minimum une personne à chaque poste pendant l’ouverture des portes.
Traitez les besoins alimentaires dès les inscriptions et commandez le catering assez tôt. Comptez séparément les verres, tasses, assiettes et couverts, puis vérifiez la liste des courses avant d’acheter les boissons, les piles et les consommables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’association, le lieu et les artistes, d’obtenir les autorisations, d’ouvrir la billetterie et de réserver la technique.
Quand faut-il réserver la sono pour un concert caritatif ?: Réservez la sonorisation au moins 6 semaines avant la date, dès que les besoins des artistes sont connus. Envoyez ensuite le plan de scène et prévoyez une balance avant l’ouverture des portes.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Pour un concert de petite taille, comptez environ 1 bénévole pour 25 à 30 spectateurs, avec au moins 4 postes couverts : accueil, billetterie, salle et catering. Ajoutez une personne dédiée à la coordination pendant toute la soirée.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert caritatif ?: Ouvrez-la environ 6 semaines avant le concert, une fois le lieu, la date, le prix et les artistes confirmés. Relancez la communication à 4 semaines, puis à 7 jours de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.