Checklist para organizar un concierto benéfico
Organizar un concierto benéfico requiere coordinar artistas, permisos, entradas, patrocinadores y una infraestructura técnica que no puede improvisarse. Empieza por fijar el objetivo de recaudación, la organización beneficiaria, el lugar y la fecha; después cierra el presupuesto y los contratos. La venta de entradas y la promoción deben estar activas con varias semanas de margen. Este plan reúne 80 tareas y 64 materiales para avanzar en orden, desde la primera confirmación hasta la compra final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
Confirmar la organización benéfica
Fijar lugar y fecha
2 personas
Comprobar permisos
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Fijar los horarios de la actuación
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
Elaborar presupuesto
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Registrar las donaciones de patrocinio
Determinar el precio de la entrada
2 personas
Abrir la venta de entradas en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Reservar el catering
Reservar el equipo de sonido
Reservar iluminación adicional
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar equipos técnicos
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la entrada
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Comprobar los baños
Colgar el programa
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
2 personas
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Presentar a la organización benéfica
Acompañar la subasta o rifa
3 personas
Acompañar la cuarta actuación
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la actuación final
2 personas
Dar las gracias
Guiar la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Agradecer a los artistas
Agradecer a los patrocinadores
Informar a los visitantes sobre lo recaudado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Taburetescant. 12
- Piezas de escenariocant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 3
- Cables de audiocant. 15
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Atriles de músicacant. 6
- Cables de instrumentoscant. 8
- Portátil
- Máquina de sellado
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 10
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
- Linternascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cuencoscant. 20
- Cucharonescant. 10
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Cajas térmicascant. 4
- Papeleracant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Telones de escenariocant. 4
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Marcos de fotoscant. 6
- Paneles informativoscant. 8
- Programascant. 150
- Pulserascant. 150
- Cajas de donacionescant. 4
- Urna de la rifa
Catering
- Compras
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
- Toallas de papelcant. 12
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos: sin esas tres confirmaciones no conviene anunciar artistas ni abrir la venta de entradas. Reserva al menos 8 semanas para revisar autorizaciones y condiciones del recinto.
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y compáralas con la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos, los monitores, las cajas DI y el cableado disponible. Haz esta comprobación antes de reservar sonido e iluminación adicional.
- Define el presupuesto antes de fijar el precio de la entrada. Separa los ingresos previstos por entradas y patrocinio de los costes de artistas, catering, equipo, iluminación y personal voluntario, y registra cada donación de patrocinio.
- No dejes la promoción para la última semana: combina la venta online, las invitaciones y los carteles desde el momento en que el programa esté confirmado. Revisa semanalmente las inscripciones para prever sillas, mesas, vasos, platos y cubiertos.
- Asigna los voluntarios por turnos y tareas concretas, incluida la recepción, las entradas, el catering y la recogida de donaciones. Confirma las preferencias dietéticas antes de reservar el catering y haz la compra cuando las cantidades estén actualizadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?
- Calcula al menos 8 semanas para coordinar lugar, permisos, artistas, patrocinadores y equipo técnico. Si el recinto exige autorizaciones específicas o participan varios artistas, empieza con 12 semanas de margen.
- ¿Qué equipo de sonido necesito para un concierto benéfico?
- Como mínimo debes comprobar la mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores y cables de audio. Pide las necesidades de cada artista entre 4 y 6 semanas antes para saber si necesitas alquilar equipo adicional.
- ¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?
- Abre la venta online en cuanto estén confirmados el lugar, la fecha, los artistas principales y el precio. Lo habitual es dejar entre 4 y 6 semanas para vender entradas y ajustar las previsiones de catering y voluntariado.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?
- Para un evento pequeño, planifica al menos 1 voluntario por cada función operativa: recepción, entradas, catering, donaciones y apoyo a artistas. Confirma los turnos 2 semanas antes y añade una persona de reserva por cada 5 voluntarios.
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