Benefizkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizkonzert braucht zwei Pläne gleichzeitig: einen für den Ablauf auf der Bühne und einen für das Spendenziel. Kläre zuerst Organisation, Ort, Termin, Budget und Genehmigungen, bevor du Künstler und Technik verbindlich buchst. Danach folgen Ticketverkauf, Werbung, Helferplanung und Catering. Diese Checkliste führt dich durch alle 80 Aufgaben und 64 benötigten Gegenstände – von der ersten Zusage bis zum Einkauf vor der Veranstaltung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
Ort und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Künstler ansprechen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Auftrittszeiten festlegen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
Budget erstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Sponsorengaben erfassen
Ticketpreis festlegen
2 Personen
Online-Ticketverkauf öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Catering reservieren
Tonanlage reservieren
Zusätzliche Beleuchtung reservieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Technik abbauen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Eingang gestalten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Programm aufhängen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kasse vorbereiten
2 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Eröffnungsrede halten
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
Pause ankündigen
Buffet auffüllen
2 Personen
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
Gute Zweck vorstellen
Versteigerung oder Tombola betreuen
3 Personen
Vierten Auftritt begleiten
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
Abschlussauftritt begleiten
2 Personen
Dankeswort sprechen
Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Spenden sicher verstauen
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Künstler bedanken
Sponsoren danken
Besucher über den Erlös informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
HockerAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
AudiokabelAnz. 15
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 6
InstrumentenkabelAnz. 8
Laptop
Kartenterminal
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichtstativeAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 24
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 10
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
BilderrahmenAnz. 6
InfotafelnAnz. 8
ProgrammhefteAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
SpendendosenAnz. 4
Losbox

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12

Tipps

Lege das Spendenziel und die begünstigte Organisation zu Beginn schriftlich fest. So kannst du Ticketpreis, Sponsoring und erwartete Einnahmen nachvollziehbar planen.
Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler, bevor du Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Monitorspeaker reservierst. Plane außerdem mindestens einen vollständigen Technikcheck vor dem Einlass ein.
Prüfe Genehmigungen und Veranstaltungsort frühzeitig, idealerweise mindestens 8 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch Bühnenfläche, Stromanschlüsse, Bestuhlung und Fluchtwege.
Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Termin, Auftrittszeiten, Ticketpreis und Einlassregel feststehen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
Teile Freiwillige nach konkreten Schichten ein: Aufbau, Einlass, Spendenannahme, Catering, Technikbetreuung und Abbau. Lege für jede Schicht eine verantwortliche Person und eine Übergabezeit fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Tonanlage müssen zuerst feststehen; Werbung und Ticketverkauf können danach starten.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?: Plane mindestens 1 Helfer für den Einlass, 1 für die Spendenannahme, 2 für Catering und je 2 bis 4 Personen für Auf- und Abbau ein. Bei mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Unterstützung für Einlass und Ausschank.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Benefizkonzert starten?: Starte den Online-Ticketverkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Dann bleiben mindestens 4 Wochen für Einladungen, Online-Werbung und das Verteilen von Postern.
Wie viel Technik braucht ein Benefizkonzert?: Mindestens Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und Stromverlängerungen gehören in die Planung. Je nach Raum und Programm kommen Subwoofer, Monitorspeaker, DI-Boxen und Bühnenbeleuchtung hinzu; kläre das spätestens 4 Wochen vorher mit den Künstlern.

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